اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات

مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری

اگر به فکر شروع یک کسب و کار هستید و یا حرفه ای دارید که می خواهید آن را به روز کنید، حتما" واژه اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات به گوشتان خواهد خورد. به همین دلیل استفاده از مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در مسیر پیشرفت حرفه و کار شما ضروری است. گسترش تخصص ها، افزایش وظایف و وسعت یافتن حیطه ارتباطات، نیاز به استفاده از یک سیستم یکپارچه اتوماسیون را نشان می دهد. شاید با استخدام کارمندان جدید بتوان برای مدتی مشکلات ایجاد شده را حل کرد، ولی در نظر داشته باشید این یک راه حل موقت است و نتایج آن پایدار نخواهد بود. توجه داشته باشید که امنیت و حفاظت از اطلاعات و داده های شما در شبکه های کامپیوتری و دیگر سیستم ما به سرور ها بستگی دارد و اگر زمان مناسبی ارائه نشود، مطمئنا خسارت های جبران ناپذیری را برای شرکت شما خواهد داشت. پشتیبانی و نگهداری سرور یکی از بالقوه ترین خدمات مرکز پشتیبانی انفورماتیک بوده که همواره به ارائه خدمات پشتیبانی سرور ها و زیرساخت های یک شبکه می پردازد. این موضوع فراموش نکنید که زیرساخت یک شبکه و سرور ها اگر به بهترین شکل ممکن راه‌اندازی گردند و ساخته شوند و حتی از به روزترین تجهیزات نیز بهره‌مند باشند، باز هم بدون پشتیبانی و نگهداری در طولانی مدت کارکرد مناسب و عملکرد درستی از خود نشان نخواهند داد.


اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون به قدری فراگیر شده است که استفاده از مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری برای شروع هر کاری لازم به نظر می رسد. در فرهنگ لغت اتوماسیون را به این شکل تعریف کرده اند: «تکنیک ساختن یک دستگاه، یک فرآیند یا یک سیستم به طور خودکار». با توجه به این تعریف اتوماسیون شامل همه افراد و برنامه هایی است که در ایجاد و استفاده از فناوری در تمام مراحل اتوماسیون شرکت دارند، می شود. این سیستم شامل عناصر حیاتی، سیستم ها و عملکردهای شغلی است.

از آنجایی که سیستم اتوماسیون برای صنایع مختلف استفاده می شود، دریافت مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نیز توسط شرکت های مختلفی ارائه می شود.  به عنوان نمونه صنایع مختلفی مثل مواد غذایی و دارویی، صنعت نفت، صنایع هوایی، راه آهن، گاز، آب، برق، مخابرات، تاسیسات، دفاع و … از برنامه های خودکارسازی استفاده می کنند. اتوماسیون تمام عملکردهای صنعت مثل تولید، نصب، ادغام، نگهداری، طراحی، تدارکات، مدیریت و بازاریابی و فروش را شامل می شود.

اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات
اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون به قدری فراگیر شده است که استفاده از مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری برای شروع هر کاری لازم به نظر می رسد. در فرهنگ لغت اتوماسیون را به این شکل تعریف کرده اند: «تکنیک ساختن یک دستگاه، یک فرآیند یا یک سیستم به طور خودکار». با توجه به این تعریف اتوماسیون شامل همه افراد و برنامه هایی است که در ایجاد و استفاده از فناوری در تمام مراحل اتوماسیون شرکت دارند، می شود. این سیستم شامل عناصر حیاتی، سیستم ها و عملکردهای شغلی است.

از آنجایی که سیستم اتوماسیون برای صنایع مختلف استفاده می شود، دریافت مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نیز توسط شرکت های مختلفی ارائه می شود.  به عنوان نمونه صنایع مختلفی مثل مواد غذایی و دارویی، صنعت نفت، صنایع هوایی، راه آهن، گاز، آب، برق، مخابرات، تاسیسات، دفاع و … از برنامه های خودکارسازی استفاده می کنند. اتوماسیون تمام عملکردهای صنعت مثل تولید، نصب، ادغام، نگهداری، طراحی، تدارکات، مدیریت و بازاریابی و فروش را شامل می شود.

 

اتوماسیون به قدری فراگیر شده است که استفاده از مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری برای شروع هر کاری لازم به نظر می رسد. در فرهنگ لغت اتوماسیون را به این شکل تعریف کرده اند: «تکنیک ساختن یک دستگاه، یک فرآیند یا یک سیستم به طور خودکار». با توجه به این تعریف اتوماسیون شامل همه افراد و برنامه هایی است که در ایجاد و استفاده از فناوری در تمام مراحل اتوماسیون شرکت دارند، می شود. این سیستم شامل عناصر حیاتی، سیستم ها و عملکردهای شغلی است.

از آنجایی که سیستم اتوماسیون برای صنایع مختلف استفاده می شود، دریافت مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نیز توسط شرکت های مختلفی ارائه می شود.  به عنوان نمونه صنایع مختلفی مثل مواد غذایی و دارویی، صنعت نفت، صنایع هوایی، راه آهن، گاز، آب، برق، مخابرات، تاسیسات، دفاع و … از برنامه های خودکارسازی استفاده می کنند. اتوماسیون تمام عملکردهای صنعت مثل تولید، نصب، ادغام، نگهداری، طراحی، تدارکات، مدیریت و بازاریابی و فروش را شامل می شود.

چرا اتوماسیون اداری مهم است؟

تلفن همراه، تلویزیون، خودرو، هواپیما، ماشین ظرفشویی، بازی های کامپیوتری، ساختمان ها با کاربری های متفاوت، یک بطری آب یا یک بسته بیسکویت، حتی لباس و کفشی که به تن می کنیم، نتیجه برخی فرآیندهای پیچیده هستند. بدون هر یک از این فناوری ها، تصور پیشرفت های تکنولوژیکی غیر ممکن است. تمام این فرآیندها در نتیجه طراحی، برنامه ریزی و تلاش متحصصان بوده است. متخصصانی که کل اتوماسیون تولید یک قطعه کوچک را طراحی می کنند و تا نتیجه ادامه می دهند.

بدون مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری و مکانیزه کردن بسیاری از فعالیت های تکراری یک مجموعه، دسترسی به تکنولوژی های روز که باعث ارتباط بیشتر سازمان ها می شود، غیر ممکن است.

مزایای اتوماسیون اداری

استفاده از اتوماسیون به خصوص در کارهایی با روابط پیچیده و بزرگ، نتایج مثبت زیادی دارد. به همین دلیل بسیاری از مدیران تصمیم به دریافت مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری و استفاده از اتوماسیون اداری گرفته و آن را اجرا کرده اند. مهمترین مزایای این سیستم که توجه دیگران را به خود جلب کرده است، شامل موارد زیر است:

  • افزایش دقت
  • کاهش هزینه ها
  • کاهش زمان و منابع
  • ذخیره سازی و مدیریت داده ها
  • اتخاذ آگاهانه تر تصمیمات

مشاوره فناوری اطلاعات

در دنیای کسب و کار امروزی وجود بخش IT یکی از الزامات سازمانی محسوب میشود . اما با سرعت پیشرفتی که تکنولوژی در دنیا دارد وجود مشاور فناوری اطلاعات در سازمان نیز از نیازهای مهم می باشد . یک مشاور IT میتواند بهترین راهکارهای IT و بهترین پیشنهاد های خرید تجهیزات شبکه را به مدیران سازمان ارائه دهد و از پرداخت هزینه های بی مورد جلوگیری نماید.همکاران ما در مرکز پشتیبانی انفورماتیک با انعقاد قرارداد مشاوره فناوری اطلاعات در کنار شما خواهند بود تا مسیر تحول دیجیتال کسب و کار خود را به موفقیت برسانید.

اتوماسیون کسب و کار

تصور بیشتر مدیران از سیستم اتوماسیون اداری نرم افزار های مدیریت مکاتبات در سازمان است . اما در موضوع اتوماسیون کسب و کار هدف مکانیزه کردن همه فرایندهای موجود در سازمان است که این کار با استفاده از ابزارهای و سیستمهای سازمانی مختلف ممکن است انجام شود . در واقع اتوماسیون اداری بخشی از سیستم اتوماسیون کسب و کار می باشد . ما به شما کمک میکنیم تا فرایندهای کسب و کار را مکانیزه کنید و این موضوع را در قالب سیستم اتوماسیون کسب و کار انجام میدهیم . مکانیزه کردن سازمان با استفاده از ابزارهای دیجیتال را اتوماسیون کسب و کار میگویند.
اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات
افزایش دقت

درصد خطا در اموری که توسط انسان انجام می شود، بیشتر از سیستم های خودکار و ماشین های محاسباتی  است. مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نشان می دهد که با به کارگیری  اتوماسیون اداری، دخالت انسان در انتقال داده ها محدود می شود، در نتیجه اشتباهاتی که می تواند منجر به تاخیر در بهره وری و همچنین هزینه مازاد گردد، حذف شده و دقت و کیفیت کار بالا می رود.

کاهش هزینه ها   

هزینه به عنوان یکی از عوامل اصلی در توسعه مورد توجه قرار می گیرد. با به کارگیری اتوماسیون اداری، فرآیندهای پیچیده تجاری و صنعتی توسط سیستم های خودکارسازی اداری انجام می شود. مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نشان میدهد که سازمان ها نیازی به استخدام نیروهای انسانی جهت انجام وظایف مورد نظر ندارند و می توانند هزینه استخدام را صرف سرمایه گذاری های پر سود دیگری کنند.

کاهش زمان و منابع   

از طریق اتوماسیون، حجم بیشتری از امور در مدت زمان کمتری انجام می شود. سیستم های کامپیوتری می توانند کارهای تکراری و خسته کننده که وقت و انرژی زیادی باید صرف آن ها کرد را از روند کار حذف کرده و این فرصت را به کارمندان بدهند که وقت خود را برای کارهای با ارزش تر استفاده کنند.

با مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری متوجه میشوید که حذف کاغذ از سیستم کاری، باعث می شود کارمندان نیازی به صرف وقت برای جمع آوری اسناد و بایگانی حجم زیادی از نسخه های کاغذی نداشته باشند. 78 درصد از مدیران معتقدند، اتوماسیون قادر است، 3 ساعت از زمان کاری یک کارمند را آزاد کند.

ذخیره سازی و مدیریت داده ها    

یکی از بزرگ ترین مشکلات سیستم های کاری، تولید حجم زیادی از مدارک و اسناد و طبقه بندی و نگهداری از آن ها است. مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نشان می دهد که علاوه بر نیرو و زمانی که صرف نگهداری از این اوراق می شود، نیاز به فضایی وسیع نیز دارند. در عین اینکه حفظ امنیت آن ها کار آسانی نیست و ممکن است با یک آتش سوزی از بین بروند.

یک برنامه اتوماسیون می تواند کار ذخیره کردن اطلاعات و اسناد را بسیار ساده کند. بدین شکل سازمان ها توانایی بیشتری برای نظارت و کنترل داشته و سهامداران و افراد بیشتری می توانند در زمانی کوتاه، به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.

افزایش توانمندی کارکنان

برخی در جلسات دریافت مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری  مطرح می کنند که ممکن است اتوماسیون جای کارکنان و نیروی انسانی را می گیرد، اما در واقع باعث می شود عملکرد کارکنان تقویت شود و آن ها را توانمند کند. توانمندی کارکنان بهره وری سازمان را ارتقاء می دهد.

تصمیمات با آگاهی بیشتری اتخاذ می شوند

استفاده از سیستم اتوماسیون به سازمان امکان دسترسی یکپارچه به داده ها، گزارش ها، تحلیل ها و آنالیزها را می دهد. با شرکت در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری درمی یابید  اتوماسیون فرصت دسترسی به گزارش ها و اطلاعات مختلف را فراهم می کند. دسترسی به اطلاعات وسیع تر و دقیق تر به معنای تصمیم گیری بهتر و آگاهانه تر است.

بهبود فرآیند کسب و کار      

تا اواخر سال 2000 میلادی، رقابت اصلی در بازار بر سر زمان ارائه محصول یا خدمات بود. اینکه کدام مجموعه زودتر از دیگران خروجی خود را معرفی کند، نشانه موفقیت بود. اما بعد از 2010 این روند تغییر کرد و کیفیت محصول یا خدمات در درجه اول اهمیت قرار گرفت.

مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نشان می دهد، اتوماسیون اداری با بالا بردن دقت و کاهش درصد خطا و سرعت دادن به روند کار، می تواند فرآیند کسب و کار را بهتر کند. از سویی دیگر، بهبود فرآیند کسب و کار باعث افزایش کیفیت محصولات و خدمات و انطباق بیشتر با استانداردهای جهانی می شود. توانایی بهبود فرآیندهای تجاری و صنعتی همان نقطه قوتی است که سیستم های اتوماسیون اداری را ممتاز می کند.

SLA پیشرفته

SLA مخفف Service Level Agreement است. این سرویس دربرگیرنده توافقی است که میان ارائه دهنده خدمات و مشتری صورت می گیرد. بنابر مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری، SLA می تواند تمامی اطلاعاتی که در مورد یک موضوع وجود دارد از قبیل داده ها، زمان صرف شده و تغییراتی که در آن ایجاد شده را در اختیار شما بگذارد. از آنجایی که در اتوماسیون اداری از سیستم های کامپیوتری استفاده می شود و برقراری رابطه میان ماشین و ماشین راحت تر از انسان و ماشین است، اطلاعات مورد نظر به صورت یکپارچه در اختیار SLA قرار می گیرد و کارایی آن بهبود می یابد.

مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری

شرکت در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری به شما کمک می کند درک بهتری از مزایای اتوماسیون اداری داشته باشید. این مزایا هر مجموعه و سازمانی را تشویق می کند تا از آن بهره ببرد. اما برخی سازمان ها تصور می کنند که حرکت به سمت اتوماسیون، سخت و دشوار است و به همین دلیل ترجیح می دهند از سیستم های قدیمی استفاده کنند. باید به این نکته توجه کرد که پیاده سازی این سیستم اگر با برنامه و مدیریت انجام شود، قابل دستیابی است. در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری چند مرحله برای اجرای اتوماسیون پیشنهاد می شود تا طی کردن این مسیر ساده تر شود.

  • تصمیم گیری برای اتوماسیون
  • مدل سازی فرآیند و طراحی گردش کار
  • طرح نقشه فرآیند اتوماسیون کردن
  • بهترین سیستم اتوماسیون اداری را برای سازمان خریداری کنید.
تصمیم گیری برای اتوماسیون

در اولین مرحله، تصمیم قطعی برای اجرای اتوماسیون در مجموعه ضروری است. شاید با دیدن یک سیستم اتوماسیون اداری کامل در مجموعه ای دیگر، احساس کنید بد نیست اگر شما هم آن را اجرا کنید و تصمیم بگیرید آن را امتحان کنید. اما بدون حضور در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری با شروع کار متوجه برخی هزینه ها و سختی ها می شوید و در نهایت اتوماسیون را کنار می گذارید.

گرفتن تصمیم قطعی به این معنا است که با مزایا و معایب این سیستم آشنا هستید، ابعاد مختلف آن را مورد بررسی قرار داده اید و مطمئن شده اید که اجرای آن به نفع مجموعه شما است. در این صورت با سختی های این تغییر کنار آمده و تلاش خود را برای رسیدن به نتیجه خواهید کرد.

مدل سازی فرآیند و طراحی گردش کار با دریافت مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری

برای اینکه مسیر اتوماسیون را آسان تر طی کنید، باید مشخص کنید در مجموعه شما گردش کار به چه صورت است؟ مسئول هر کار چه کسی است و چگونه آن را انجام می دهد؟ برای انجام کارها به چه امکاناتی نیاز دارید؟ ایمیل، پیغام رسان، یادآور و تمام فعالیت ها مشخص شود. شناسایی فرآیند انجام کار در مجموعه نیازهای شما را مشخص می کند و می توانید تمام آن ها را در سیستم اتوماسیون لحاظ کنید.

طرح نقشه فرآیند اتوماسیون کردن

برای انجام اتوماسیون اداری، بهتر است با کمک از راهنمایی هایی که در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری دریافت می کنید، یک نقشه برای چگونگی روند کار طرح کنید. مشخص کنید در سیستم چه بخش هایی به هم متصل هستند و چگونه نیازهای اساسی کار برآورده می شود. در نظر داشته باشید که می توان با دانلود چند برنامه، سیستم ارتباطی سازمان را بهبود داد، اما اتوماسیون اداری بیشتر از اجرای چند برنامه است. در این سیستم شما به یک برنامه جامع اتوماسیون دسترسی پیدا می کنید.

بهترین سیستم اتوماسیون اداری را برای سازمان خریداری کنید.

پس از طی کردن مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری زمانی که به مرحله خرید می رسید، به احتمال زیاد برنامه های متنوعی به شما پیشنهاد می شود. بهتر است کامل ترین و بهترین برنامه را که با خواسته ها و نیازهای مجموعه شما هماهنگی دارد، خریداری کنید. اینگونه به جدیدترین تغییرات نیز دسترسی خواهید داشت و رضایت کارکنان ازسیستم اجرا شده بیشتر خواهد بود.

کارشناس پشتیبانی سرور کیست؟

سوالی که در رابطه با پشتیبانی و نگهداری سرور پیش می‌آید این است که پشتیبان سرور به چه کسی گفته می شود؟ پشتیبان سرور کسی است که از مهارت های تخصصی در حوزه شبکه‌های کامپیوتری برخوردار می باشد. این چنین فردی به خوبی می داند که برای ارتباط برقرار کردن با افراد نیز چگونه باید از مهارت های خود به درستی استفاده کند؛ زیرا کسی که پشتیبانی سرور را برعهده می‌گیرد، نه تنها باید در هنگام بروز مشکلات به کمک سیستم آید، بلکه باید زمانی که مدیر مجموعه نیز با مشکلی روبرو شده است توانایی های خود را در جهت رفع مشکل به کار بگیرد.

معمولاً کسی که پشتیبانی و نگهداری سرور را برعهده می‌گیرد یک کار استرس زایی را دارد، به همین دلیل باید بتواند در شرایط استرس و اضطراب از توانایی های بالقوه خود به خوبی استفاده کرده و یک ارتباط خوبی را نیز با کارفرما ایجاد کند و به همین خاطر این چنین افرادی قادر هستند تا یک شرایط آرامی را مهیا کنند و بعد از آن به رفع مشکلات سیستم بپردازند. معمولاً این افراد در رشته های همچون کامپیوتر با گرایش سخت افزار و نرم افزار و همچنین رشته های برق فارغ التحصیل شده اند و کار با شرکت‌های مختلف مهارت کار با شبکه‌ها را یاد گرفتند.

پشتیبانی و نگهداری سرور بر عهده مسئولینی است که سازمان ها به آن ها اجازه دادند تا به صورت روزانه بعد داخلی و خارجی فعالیت های یک سیستم را به انجام برساند. به طور کلی می توانیم بگوییم پشتیبانی سرور شامل کارهایی همچون تعمیر و نگهداری منظم، عیب یابی شبکه های کامپیوتری، طراحی و توسعه آموزش و عیب یابی مشکلات ایجاد شده و همچنین اضافه کردن ویژگی های جدید جهت افزایش عملکرد و بهره وری در سیستم ها و کسب و کارها می باشد.

آن ها به خوبی می توانند مشکلات یک سرور را تجزیه تحلیل کرده و پس از آن به عیب یابی و ارزیابی بپردازند و نقش بسیار مهمی را در تعمیر و نگهداری شبکه‌های سازمانی بر عهده دارند.

چرا سازمان ها به پشتیبانی سرور نیاز دارند ؟

در دنیای دیجیتال امروزی که تمامی امور به صورت آنلاین و با توجه نرم‌افزار ها پیش می رود، سرور ها نقش بسیار مهمی در حفظ بی نظیر تجارت شما دارند. برخورداری از سرور برای کارمندان یک شرکت امکاناتی را به همراه دارد که بتوانند در ایستگاه کاری خود به ذخیره دسترسی و تبادل اطلاعات بپردازند. به همین خاطر همه کسب و کارها باید کاملاً به این موضوع نظارت داشته باشند که سرورهای شان از عملکرد صحیح برخوردار بوده و به روز رسانی های لازم را نیز دارند. پشتیبانی و نگهداری سرور یک نیاز برای هر مشاغلی محسوب می شود.

 البته لازم است این نکته را نیز در نظر داشته باشیم فردی که پشتیبانی سرور را برعهده می‌گیرد، حتماً باید از یک قدرت تحلیل و حل مسئله خوبی برخوردار باشد تا بتواند به عیب یابی و حل مشکلات موجود در سرور ها در سریع ترین زمان ممکن می پردازد.

این موضوع در نظر بگیرید شاید شما از نرم افزار و سیستم کامپیوتری خود چندین سال است که بدون هیچ نقص و مشکلی بهره مند می شوید. مثلاً پس از اتمام کار سیستم خود را خاموش می کنید و بعد از اینکه در شرکت حاضر شده اید، ممکن است هر چقدر دکمه کامپیوتر را می زنید هیچ اتفاقی نیفتاده و دستگاه روشن نشود، از سوی دیگر نیز همکار شما تماس بگیرد که سرور فایل های اشتراکی یا سرور مالی شرکت ما اصلاً کار نمی کند.

در این صورت شما با مشکل جدی مواجه خواهید شد؛ اما اگر پشتیبانی و نگهداری سرور داشته باشید مشکلات به راحتی برطرف می‌شوند و به همین خاطر به بهره مندی از پشتیبانی و نگهداری سرور از سوی مراکز پشتیبانی تاکید بسیاری می گردد. گاهی اوقات ممکن است مورد حملات باج افزار ها قرار گرفته و تمامی اطلاعات و داده های شما از بین برود، حتی باج افزار ها می توانند به بکاپ ها نیز مراجعه کرده و آن ها را از بین ببرد و تنها کسی که در حوزه آی تی تخصص ویژه‌ای دارد، می‌تواند به لایه‌های بکاپ و امنیتی نفوذ کرده و بداند چطور می تواند آن ها را در امان نگه دارد.

اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات
یک برنامه اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی دارد؟

انتخاب برنامه مناسب برای اتوماسیون اداری یک مجموعه، می تواند کاری سخت و زمانبر باشد. به شما پیشنهاد می کنیم به دنبال برنامه ای باشید که ویژگی های زیر را داشته باشد.

  • کاربری آسان
  • سازگار بودن با موبایل
  • ادغام با برنامه های دیگر
  • مدیریت وظایف و ضرب الاجل ها
  • کنترل دسترسی و امنیت
  • ارتباط یکپارچه
  • گزارش و تحلیل
  • کاربری آفلاین داشته باشد
  • امکان ارتقاء و توسعه داشته باشد
  • پشتیبانی تمام وقت
  • امکان خرید یا اجاره
  • آموزش سیستم اتوماسیون
کاربری آسان اتوماسیون اداری

در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در رابطه با کاربری اتوماسیون صحبت می شود. اتوماسیون اداری برای انجام راحت تر کارهای اداری است و اگر برنامه آن پیچیده باشد، کاربری آن را دشوار می کند و نه تنها انجام کارها سریع تر و راحت تر نمی شود، بلکه مشکلی جدید برای کارکنان هم ایجاد می شود.

سازگاری اتوماسیون اداری با موبایل

با توجه به آنلاین شدن بسیاری از شغل ها، ضروری است که شما و کارکنان بتوانید از هر جایی به سیستم اتوماسیون دسترسی داشته باشید. در صورت سازگاری این برنامه با موبایل، می توانید دسترسی دائمی و آسان به سیستم خودکارسازی داشته باشید. مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری می گوید، بهتر است سیستم اتوماسیونی را انتخاب کنید که علاوه بر تحت وب بودن، تحت ویندوز و نسخه موبایل نیز باشد.

ادغام اتوماسیون اداری با برنامه های دیگر

مسلم است که مجموعه شما قبل از اجرای برنامه اتوماسیون اداری، نرم افزارها و برنامه هایی برای اجرای امور خود داشته است. ضروری است که سیستمی را انتخاب کنید که با برنامه های دیگر مجموعه به صورت یکپارچه کار کند.

مدیریت وظایف و ضرب الاجل ها در اتوماسیون اداری

از مهمترین کاربری های اتوماسیون اداری که در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری به آن اشاره می شود، امکان مشاهده وظایف، ضرب الاجل ها، مسئولین و توزیع دوباره وظایف است. زمانی که کارکنان بدانند چه کاری را در چه زمانی انجام دهند، روند انجام کارها راحت و سریع تر می شود.

کنترل دسترسی و امنیت برای کاربران اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون می تواند اطلاعات زیادی را در اختیار کارکنان بگذارد. همچنین افرادی خارج از مجموعه ممکن است با دسترسی به داده های سیستم، کار شما را به خطر انداخته و خسارات جبران ناپذیری را وارد کند. در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در رابطه با امنیت اتوماسیون صحبت می شود. با مشخص کردن میزان دسترسی افراد به سیستم، می توانید امنیت اتوماسیون اداری را افزایش داده و از روش های محافظتی برای حفظ امنیت اطلاعات سازمان استفاده کنید.

ایجاد ارتباط یکپارچه اتوماسیون اداری با سایر سیستمها

یک سیستم اتوماسیون کارآمد، میان همه افرادی که مشخص شده اند و ذی نفع هستند، ارتباطی یکپارچه ایجاد می کند.کارکنان باید قادر باشند از طریق این سیستم، برای انجام هر کاری به اطلاعات مورد نیاز  دسترسی داشته باشند و با دیگران بدون مشکل ارتباط برقرار کنند.

ارائه گزارش و تحلیل وضیعت سازمان

ضروری است که بتوانید سیستم اتوماسیون اداری را ارزیابی کرده و قابلیت های آن را ارتقاء دهید. به همین دلیل باید به داده ها و شاخص های کلیدی دسترسی داشته باشید. به طور کلی سیستم های اتوماسیون اداری مدرن، این قابلیت را دارند که در مورد داده ها، گزارش داده و آن ها را تجزیه و تحلیل کنند.

امکان استفاده آفلاین از سیستم اتوماسیون اداری

در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در رابطه با مشکلات احتمالی در ارتباط دائمی با اینترنت صحبت می شود. به همین دلیل بهتر است از نسخه تحت ویندوز نیز استفاده کنید تا در صورت قطعی اینترنت، مشکلی برای استفاده از سیستم اتوماسیون نداشته باشید.

امکان ارتقاء و توسعه سیستم اتوماسیون اداری

از برنامه ای استفاده کنید که بتوانید در صورت نیاز آن را ارتقاء داده و با نیازهای جدید مجموعه هماهنگ کنید. مسلم است که روابط سازمان تغییر می کند و اتوماسیون باید انعطاف لازم جهت مطابقت با آن ها را داشته باشد.

 

پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در رابطه با راه های پشتیبانی شرکت صحبت کنید. از شرکتی برنامه را خریداری کنید که پشتیبانی 24ساعت داشته باشد. امنیت کار شما اهمیت دارد و شرکت باید نسبت به آن تعهد داشته باشد.

امکان خرید یا اجاره سیستم اتوماسیون اداری

در هنگام خریداری سرویس اتوماسیون به این نکته توجه کنید که سیستم مورد نظر هم قابل خرید باشد و هم قابل اجاره. می توانید با اجاره سرویس، مدت زمان بیشتری را به ارزیابی کیفیت آن بپردازید.

آموزش سیستم اتوماسیون اداری

در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری متوجه می شوید که استفاده صحیح از سیستم اتوماسیون می تواند برای کاربران در اوایل کار، سخت به نظر برسد. به همین دلیل بهتر است از شرکتی این سرویس را خریداری کنید که کارکنان شما را آموزش داده و مشکلات استفاده از نرم افزار را رفع کند.

سیستم اتوماسیون اداری چه معایبی دارد؟

یک سیستم هر چقدر هم عالی باشد، نمی تواند بدون ایراد باشد. گرچه اتوماسیون اداری مزایای زیادی برای مجموعه ها و سازمان ها دارد، اما باید در جلسات مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری به این موارد هم توجه کرد.

هزینه اتوماسیون اداری

برای تغییر دادن سیستم قدیمی و شروع فرآیند اتوماسیون اداری، نیاز به تجهیزات و آموزش هایی دارید که می تواند در ابتدای کار گران باشد و پرداخت چنین هزینه ای، برای برخی مدیران ریسک به حساب می آید. البته واضح است با حذف بسیاری از کاغذبازی ها و امور دیگر، در طولانی مدت این هزینه به شما برمی گردد و سود این تغییر بیشتر از هزینه ای است که پرداخت کرده اید.

آموزش کاربران اتوماسیون اداری

یکی از موضوعاتی که در مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری به آن پرداخته می شود، آموزش کاربران است. استفاده از اتوماسیون اداری به معنای تغییر روش های ارتباطی قدیمی بین کارکنان است. با توجه به عدم آگاهی کارکنان با این سیستم، باید زمانی را برای آموزش به آنان در نظر بگیرید. ممکن است صرف این زمان، طولانی به نظر آید، یا برخی از کارکنان نسبت به پذیرش سیستم جدید مقاومت کنند، ولی با توجه به سریع تر شدن روند کار بعد از اتوماسیون، این تغییر به نفع مجموعه است.

5 سوال کاربردی که هنگام مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری 

هنگام انتخاب اتوماسیون اداری این سوالات را از کارشناس مورد نظر بپرسید:

  • آیا سیستم مورد نظر با نیازهای سازمان شما مطابقت دارد؟
  • آیا امکان کنترل های اساسی را به شما می دهد؟
  • آیا گردش کار با دریافت تاییدیه می باشد؟
  • آیا امکان دسترسی در هر زمان که بخواهید وجود دارد؟
  • آیا امکان تعریف فرم های مخصوص سازمان شما را می دهد؟

می توانید از نسخه های آزمایشی اتوماسیون اداری استفاده کنید و سیستم را ارزیابی کنید که با خواسته های شما تطابق دارد یا خیر و پس از آن اقدام به خرید آن کنید. برای آشنایی با گزینه های مختلف می توانید از مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری کارشناسان ما استفاده کنید.

سیستم اتوماسیون چگونه باعث افزایش امنیت فعالیت سازمان می شود؟

شرکت های ارائه دهنده اتوماسیون ادعا می کنند، استفاده از سیستم های خودکارسازی باعث بالا رفتن امنیت اطلاعات سازمان ها می شود. در واقع این برنامه ها با اجرای برخی فرامین، مثل موارد زیر این زمینه را فراهم می کنند.

  • خروج خودکار از سیستم در صورت عدم فعالیت کاربر
  • غیرفعال کردن شناسه کاربری در صورت تلاش های ناموفق برای مورد به سیستم
  • محدود کردن دسترسی کاربران
  • امکان مشاهده کاربران برای مدیران
  • مقابله با ویروس ها و تهدیدهای سایبری
  • ذخیره سازی اطلاعات

در زمان مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در مورد راهکارهای افزایش امنیت اطلاعات صحبت کنید و بهترین روش ها برای آن استفاده کنید.

سیستم اتوماسیون های موجود در ایران

در حال حاضر سیستم هایی که در ایران ارائه شوند و برای کاربران ایرانی مناسب باشند، کم نیستند. می توانید با بررسی هر کدام و ارزیابی کارایی آن ها، گزینه مناسب را انتخاب کنید. سیستم اتوماسیون های که در ادامه ذکر می شوند، می توانند به بهبود کیفیت کار شما کمک کنند. توجه کنید که ترتیب موارد مطرح شده، ارتباطی با سطح کار این سیستم ها ندارد. در رابطه با کیفیت کار هر سیستم می توانید در جلسه مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نظر کارشناسان را بپرسید.

آیا سیستم اتوماسیون اداری باعث کاهش وظایف می شود یا فرصت های شغلی؟

برخی فکر می کنند با استفاده از اتوماسیون صنعتی و اداری، از تعداد شغل هایی که برای نیروی انسانی وجود دارد، کاسته می شود و با افزایش تعداد افراد بیکار، برای جامعه مشکلات زیادی ایجاد خواهد کرد. به همین دلیل این افراد با استفاده از سیستم اتوماسیون مخالفت می کنند. زمان مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری متوجه می شویدکه این فرضیه اشتباه است. تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده است، نشان می دهد که اتوماسیون وظایف را کاهش داده است و در کنار آن فرصت های شغلی جدیدی ایجاد می کند.

در نظر داشته باشید که اتوماسیون به مهندسان و کارکنان برای حل مشکلات و انجام سریع تر و دقیق تر امور کمک می کند. اتوماسیون بار انجام کارهای ساده تر را به عهده می گیرد و نیروی انسانی فرصت بیشتر برای درگیر شدن با مسائل مهمتر و چالش برانگیزتر خواهد داشت. متخصصین در جلسه مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در رابطه با این موضوع صحبت می کنند که استفاده از اتوماسیون به معنای حذف نیروی انسانی نیست و هر زمان به جایی رسیدیم که سیستم خودکارسازی به انجام کارهای انسانی پرداخت، باید نیروی انسانی را ارتقاء دهیم تا وارد مرحله ای جدید شود.

سخن پایانی

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری آنقدر زیاد هست که معایب آن کم رنگ شود. فرصت ها و امکاناتی که این سیستم به سازمان ها می دهد در قیاس با هزینه آن صرفه اقتصادی دارد. مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری به شما فرصتی می دهد تا در مورد مزایای آن بیشتر بدانید.

اتوماسیون اداری با مکانیزه کردن سیستم کار، به مدیران امکان کنترل و نظارت امور را می دهد، در عین اینکه کارمندان از وظایف مشخص خود و زمان انجام آن ها مطلع می شوند و امکان پیگیری و ردیابی هر فعالیت به راحتی ممکن می شود. امنیت اطلاعات مجموعه تضمین شده و با کیفیت بهتری می توان خدمات موردنظر را به مشتریان ارائه داد.

یک سیستم اتوماسیون کارآمد میان تمام مکاتبات یکپارچگی ایجاد کرده و با برچسب گذاری آن ها، بررسی آن ها را ساده تر می کند. با محدود کردن دسترسی کاربران به قسمت های مختلف و استفاده از امضای دیجیتال کاربران، اعتبار و امنیت آن را افزایش می دهد و فرصت بیشتری برای ایجاد تغییرات بنیادین به مدیران می دهد.

برای دریافت مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری می توانید با ما در تماس باشید.