سیستم مدیریت مالی و حسابداری

مشاوره خرید و استقرار سیستم مدیریت مالی و حسابداری

اساساً برای تمامی سازمان ها سیستم مدیریت مالی حکم ایجاد اتصال، ذخیره و گزارش تمامی تراکنش‌های مالی را دارد. هدف اصلی که این نرم افزار در مدیریت مالی یک سازمان ایفا می نماید شمارش پول می باشد. ثابت شده است که یک شرکت، سازمان و گروه بدون داشتن یک نرم افزار حسابداری دقیق دوام نمی آورد. برای تشکیل یک سازمان در ابتدایی ترین مواردی که باید رعایت کنید نصب یک سیستم برای مدیریت جریان پول چه در داخل و چه در خارج از سازمان می باشد. البته یک سیستم مالی علاوه بر شمارش پول مسئولیت‌های دیگری نیز مانند اندازه گیری جریان نقد، اطمینان از انطباق، حفظ پایداری بلند مدت شرکت، بهینه ‌سازی سودآوری و تعیین تعهدات مالیاتی را نیز بر عهده دارد. با توجه به فضای رقابتی که در کسب و کار های امروزی به وجود آمده است برخورداری از یک الگوی نوین مدیریتی برای تمامی بخش های یک سازمان به خصوص منابع مالی آن از مهمترین اصول تشکیل شرکت می باشد. گروه مرکز پشتیبانی انفورماتیک با داشتن تیم تخصصی حوضه امور مالی و حسابداری بهمراه کارشناسان نرم افزار و فناوری اطلاعات به شما کمک می کند تا متناسب با نیاز سازمانی خود در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری یا بهترین نرم افزار های سیستم مدیریت مالی موفق باشید . تجربه پروژه های مختلف در زمینه مشاوره انتخاب نرم افزار حسابداری و یا پیاده سازی و نصب نرم افزار حسابداری بر اساس کدینگ مورد نظر کسب و کار شما ما را بر آن داشت تا تیم مشاوره سیستم مالی را تشکیل و در صنعت فناوری اطلاعات ایران خدمات خود را ارائه دهیم .

سیستم مدیریت مالی و حسابداری چیست؟

نرم افزار های مالی از برنامه ‌های کامپیوتری محسوب می گردند که یک سازمان و یا شرکت را قادر می سازند تا بر روی معاملات مالی خود نظارت نمایند. چنین برنامه های مدیریتی به طور گسترده در حوزه های مختلف مورد استفاده قرار گرفته که برخی از آنها در حسابداری برای کسب و کارهای ساده و کوچک و برخی از آنها برای کسب و کارهای بزرگ طراحی شده اند.
در واقع سازمان ‌ها و شرکت ‌ها با بهره گیری از این مدل نرم ‌افزار ها می تواند به آسانی از منابع مالی خود در بخش ‌های مختلف آگاه شده و اشتباهات محاسباتی که در این بخش ها ایجاد می گردند را کاهش دهند.

تاریخچه پیدایش سیستم مدیریت مالی

برای اولین بار ایده طراحی یک سیستم مدیریت مالی به ذهن ویلیام باروز رسید. وی بعد از سال ها کار کردن در بانک و حل کردن خطا های دفترچه ها ایده ای برای ساخت دستگاهی به نام Adding machin به ذهنش رسید. عملکرد این دستگاه به این گونه بود که مانند ماشین حساب کار میکرد و امور حسابداری را برای حسابداران راحت تر و دقیق تر انجام می داد.
البته که دستگاه مربوطه از حافظه اصلی برخوردار نبود و نمی توانست اطلاعات را در خود ذخیره کند. اما اختراع آن باعث یک تحول عظیم در زمینه حسابداری شد در اواخر همان قرن بود که هر من هالیت که با نام پدر محاسبات اتوماتیک مدرنیست از آن یاد می‌شود دستگاه جدیدی را با نام punch card ارائه داد. که با پانچ کردن اطلاعات و داده‌ ها را بر روی صفحات آنها ثبت می کرد.
با گذشت زمان و قدرتمندتر شدن برنامه نویسان ما نرم‌افزار های قدرتمند و عظیم تری روانه بازار شدند تا انجام کارهای حسابداری را راحت تر نمایند که هم اکنون شاهد استفاده از سیستم مدیریت مالی و حسابداری در شرکت‌ ها و سازمان‌ های مختلف هستیم.

سیستم مدیریت مالی و حسابداری

مزایای نصب سیستم مدیریت مالی و حسابداری

اکثر نرم‌افزارهایی که برای رسیدگی به حساب و کتاب طراحی شده اند دارای ابزار ها و فرایند هایی هستند که می تواند درآمد، هزینه و تمامی دارایی ها را مدیریت و کنترل نمایند. درست است که ما باید اطلاعات بسیاری را جمع آوری نماییم تا بتوانیم این سیستم را مدیریت کنیم. اما باید بدانید که سیستم مدیریت مالی نه تنها باعث حفاظت از کسب و کار روزانه سازمان شده بلکه می ‌تواند سود ما را به حداکثر رسانده و تمامی داده های مالی را در برابر تقلب و سرقت محافظت نماید. البته دیگر مزایای این سیستم به شرح زیر است:

سرپرستی مالی بدون خطا

سازمان های امروزی با توجه به گسترش معاملات روزانه خود یک نسخه دیجیتالی از حسابداری تاکتیکی با صفحات بسیار گسترده نیاز دارند. شما با نصب یک سیستم مدیریت مالی  می توانید به چیزی فراتر از ثبت تراکنش ها دست یابید. این سیستم به تیم های مالی کمک می نماید تا بتوانند میزان امانت داری خود را به میزان بسیار زیادی بالا ببرند، خطا هایی که در حسابداری وجود دارد را کاهش دهند، چرخه های عملیاتی که از صورت حساب ها ایجاد می گردد را کوتاه تر کنند، به علاوه بتوانند تمامی الزامات و قوانین مالیاتی که همیشه در حال تغییر هستند را اعمال نمایند. البته که شما با استفاده از سیستم مدیریت مالی و حسابداری مربوطه می توانید جریان های نقدی روزانه، ماهانه و سالانه خود را بهینه نمایید.

منطبق بودن با استانداردهای فعلی و آتی حسابداری

برای تمامی شرکت های خصوصی و دولتی در سراسر دنیا استاندارد های ملی و بین ‌المللی حسابداری وجود دارد که باید تمامی اطلاعات مالی خود را با توجه به این الزامات منطبق نمایید. البته که با توجه به پیشرفت و گذر زمان تمامی استانداردها تغییر کرده و استانداردهای جدیدی به روی کار می آید. یک سیستم مدیریت مالی دقیق باید بتواند تمامی استانداردهای حسابداری را با توجه به آخرین تغییرات بر روی نتایج و اطلاعات خود اعمال کند.

داده های مالی دقیق

نرم‌افزارهایی که ما از آن استفاده می نماییم باید بتوانند کاری بیشتر از حسابداری اولیه را انجام دهند. چرا که ما اگر فقط ثبت اولیه بخواهیم می توانیم از یک حسابدار کمک بخواهیم. سیستم مدیریت مالی و حسابداری باید بتواند به تیم مالی و سازمان کمک کند تا بودجه بندی، برنامه‌ریزی و پیش‌بینی بهتری را ارائه دهد. سیستم مربوطه باید بتواند به طور کامل تمامی هزینه ها را مدیریت کرده و یک طبقه بندی یکپارچه را برای ما ایجاد نماید. همچنین ما باید یک سیستم بانکی یکپارچه داشته باشیم تا بتوانیم از حسابداری دقیق تری برخوردار شویم. به علاوه باید تمامی سوابق دارایی ها و بدهی ها را ردیابی کرده و اطلاعات دقیق تری را از آنها در اختیار تیم مالی قرار دهد.

حفاظت از داده ها و سیستم مدیریت مالی

سیستم مربوطه باید بتواند یک امنیت جامع و یکپارچه را از تمامی فعالیت های حسابداری مالی و حسابرسی بر قرار نمایند. همانگونه که پول را در سراسر شرکت ردیابی می نمایند سیستم های مدیریت نیز باید تمامی اطلاعات حیاتی شرکت را در برابر هرگونه دزدی، کلاهبرداری و سایر شرارت‌ ها محافظت نماید.

ایجاد یک عملیات سازمانی متصل

اگر شما یک شرکت یا سازمان بزرگ تر باشید نیازمند یک نرم‌افزار مدیریت مالی هستید که بتواند تمامی اطلاعات شما را در مرزهای مختلف بین شرکتی و یا بین کارخانه‌ای و بخش های دیگر متصل نماید. این حرکت باعث می شود تا تمامی داده های مالی بخش هایی که با هم مرتبط هستند با یکدیگر همسو شده و پیچیدگی به وجود نیاید.

سیستم مدیریت مالی و حسابداری قابلیت رشد داشته باشد

با توجه به پیشرفت شرکت فرآیند های آن نیز افزایش پیدا خواهد کرد و این به این معنی است که سیستم مدیریت باید این توانایی را داشته باشد که با سرعت بالا و به آسانی همسو با جریان شرکت شود. یک شرکت می‌تواند در راستای افزایش تعاملات با بازار گسترش یابد، در مناطق جغرافیایی توسعه پیدا کند، افزایش تولید محصولات را به همراه داشته باشد و یا با افزایش مقیاس شرکت مواجه گردد بنابراین باید سیستم مدیریت مالی مورد نظر منعطف باشد تا به راحتی بتواند با توجه به تغییراتی که سازمان می کند خود را بروزرسانی کند.

 سیستم مدیریت مالی جامع چه عملکرد هایی دارد؟

ببینید اصل و پایه سیستم های مالی این است که اطلاعات مالی دقیقی را به تمامی بخش‌های سازمان ارائه دهند. در واقع استفاده از این اطلاعات دقیق است که باعث می‌شود تا سازمان کاربری بیشتری را دریافت کند. کاربرد های این اطلاعات به شرح زیر است:

دفتر کل

شما با این سیستم هم دارای دفتر کل اصلی و هم دفتر کل فرعی خواهید شد. استفاده از هرگونه سخت افزار و میان افزار اضافی را از بین خواهد برد و باعث کاهش هزینه های نصب و اجرا برای شما می گردد.

مدیریت دارایی ها

برای تکمیل کردن صورت های مالی اطلاع از ارزش و وضعیت دارایی ها بسیار ضروری می باشد. سیستم مدیریت مالی و حسابداری با توجه به اطلاعات سرمایه ای و عملیاتی بر روی تمامی داده های توصیفی که مربوط به دارایی ها می باشند و با توجه به ارزش گذاری و استهلاک هر یک از دارایی ها برای تکمیل کردن صورت های مالی در اطلاعات کاملی را در اختیارتان قرار می دهد.

مدیریت کردن مجموعه ها

قطعاً سازمان و شرکت مربوطه شامل یکسری مشتریان و تامین کنندگان می باشد که نرم افزار مالی می تواند تمامی ثبت های مربوط به آن را مدیریت نماید. ما برای هدایت راحت تر سازمان و شرکت خودمان باید مشتریان را رتبه بندی نماییم، استراتژی های جدید را جمع آوری کنیم و تمامی پرداخت های مجموعه را مدیریت کنیم.

مدیریت کردن هزینه‌های کارکنان

از مهم‌ترین اصول مدیریت یک سازمان پردازش کردن گزارش های مربوط به هزینه های کارکنان می باشد که توسط سیستم مدیریت مالی انجام می گیرد.

مدیریت درآمدها

تمامی درآمدهای مربوط به شرکت را سیستم مالی با توجه به انطباق با استاندارد ها و مقررات به طور خودکار ثبت کرده و آنها را محاسبه می نماید.

مدیریت ریسک

برای اینکه بتوانیم از شرکت در برابر هرگونه سرقت و کلاهبرداری خارجی و داخلی محافظت نماییم به یک نرم‌افزار مالی نیاز داریم. این نرم افزار تمامی راه حل ها و ابزار های مربوط به کنترل داخلی و خارجی را در اختیار تیم مالی قرار داده و به آن ها کمک می نماید تا بتوانند از هرگونه ریسک پرخطر جلوگیری نمایند.

تهیه گزارش و تحلیل توسط سیستم مدیریت مالی

معمولاً اکثر نرم افزار ها و سیستم مدیریت مالی برای آن که یک دید پویا به سازمان ارائه دهند گزارش و تحلیل های کاملی را در اختیار شما قرار می‌دهند. البته در گذشته نرم ‌افزار هایی بودند که می توانستند داده های تجاری کاملی را در اختیار شرکت و سازمان قرار دهند.
اما برای تولید گزارش با مشکل مواجه بودند سپس از آنجایی که سازمان‌ های امروزی به دنبال آن هستند که از داده های مالی دقیق برای ساده سازی عملیات ها، بهبود تصمیم گیری ها و بهبود سودآوری بهره ببرند پس باید از  نرم ‌افزار هایی بهره ببرند که گزارش های دقیقی بتوانند ارائه نمایند.
تمامی سازمان‌ها و شرکت ‌هایی که در ابعاد کوچک و بزرگ فعالیت می‌کنند نیاز دارند گزارش هایی دریافت نمایند که هم بتوانند از آن ها را به صورت سه ماهه و سالانه ببندند و هم بتوانند تمامی صورت های مالی اساسی را پوشش دهند.

تجزیه و تحلیل گزارش های مالی چه فوایدی دارد؟

  • شما با استفاده از تجزیه و تحلیل گزارش های مالی که از طریق سیستم مدیریت مالی آماده می شود می توانید تمامی مسائل و مشکلات سازمانی را بررسی کرده و آنها را حل نمایید.
  • با استفاده از تشویق پرسنل و بهینه کردن روش های کاری می توانید باعث افزایش بهره‌ وری سازمان شوید.
  • به کمک مدیران و مسئولان سازمان آمده و آنها می ‌توانند به راحتی در زمینه های مختلف تصمیم گیری و سیاست گذاری مدیریتی اقدام نمایند.
  • با تحلیل گزارش های مالی مدیران سازمانی می‌ توانند به شیوه های عملیاتی موثر تر و چارت سازمانی مناسب تری برسند و یک ساختار اجرایی کارآمد را به وجود آورند.

مشاوره تحول دیجیتال

استفاده از ابزارهای هوش تجاری یک قدم بسیار مهم و خوب در کسب و کارهای امروزی است اما پیشنهاد ما در مرکز پشتیبانی انفورماتیک استفاده از یک استرتژی سطح بالاتر بنام تحول دیجیتال است . شما میتوانید با استفاده از استرتژی تحول دیجیتال سازمان خود را دیجیتال نمائید که در این روند دیجیتال سازی کسب و کار سیستم هوشمند سازی نیز وجود خواهد داشت . در واقع با استفاده از تحول دیجیتال سازمان خود را در مقابل تکانه های بازار مقاوم سازی خواهید نمود.

مشاوره تحلیل کسب و کار

فراموش نکنید اجرای سیستم هوشمندی کسب و کار به معنی خرید یک نرم افزار و نصب آن روی سرورهای شرکت شما نیست چرا که قدم اول برای اجرای سیستم هوشمند سازی کسب و کار ، تحلیل وضعیت موجود سازمان شما می باشد که این کار توسط تیم متخصص تحلیل کسب و کار Business analysis team که دارای مدارک بین المللی از IIBA کانادا می باشند انجام میگردد . ما به شما وضعیت موجود و وضعیت مطلوب را تحلیل و گزارش می دهیم ، تا شما دورنمای بهتری برای تصمیم گیری های خود داشته باشید .

چرا از سیستم مدیریت مالی و حسابداری استفاده کنیم؟

محاسبه انواع مالیات با استفاده از نرم افزار مالی

با نصب یک سیستم حسابداری خوب لازم است که شما فقط منابع مالی و یا سرمایه ای را که دریافت و یا خرج می‌کنید را ثبت کنید. شما با این کار می توانید جمع آوری و صدور اسناد حسابداری را به راحت ترین شکل ممکن انجام دهید.
استفاده از سیستم مدیریت مالی باعث می‌شود تا سوابق و نتایج جمع آوری شده راحت تر در اختیار تیم مالی قرار بگیرد تا آنها بتوانند به آسانی به محاسبه مالیات شما بپردازند به طوری که شما در طول فعالیت خود به هیچ عنوان با مشکلات مالیاتی مواجه نشوید.

سیستم مدیریت مالی و حسابداری

کارهای غیرضروری خودکار انجام می شود

از آن طرف وارد کردن اطلاعات به صورت مکرر یک پروژه بسیار طولانی می باشد. اما اگر از یک سیستم مدیریت مالی و حسابداری بهره مند شوید با توجه به استراتژی های موجود در برنامه این اجازه را دارید که فقط یک بار اطلاعات مشتری را وارد کرده و سپس تمامی برنامه های پرداخت به صورت خودکار انجام می شود. همچنین در حین پرداخت شما حتما باید تاریخ ها را نیز یادداشت نمایید.
اما این برنامه به صورت دقیق هم تاریخ و هم ساعت واریز ها را در خود ذخیره کرده و در هر زمان که بخواهید می توانید از آن استفاده نمایید. خلاصه می توان گفت تمامی تراکنش ‌هایی که مربوط به پول در سازمان شما باشد توسط سیستم مدیریت مالی و حسابداری بدون هیچ گونه خطایی انجام خواهد گرفت.

بهره‌مندی از فاکتورهای دیجیتالی توسط سیستم مدیریت مالی

در دنیای امروزه دیگر استفاده از کاغذ مرسوم نیست و بسیاری از فرآیند ها که با تکنولوژی انجام می گیرند از فاکتور های دیجیتالی برخوردار هستند. البته که این امر خود باعث پیشی گرفتن شما از رقبا خواهد شد چرا که ارسال یک فاکتور دیجیتالی به مشتری از طریق ایمیل بسیار راحت تر و سریع تر از ارسال یک فاکتور کاغذی انجام خواهد گرفت. سیستم های حسابداری امروزه با استفاده از کانال های پرداختی و ادغام با آنها این اجازه را به مشتری می‌دهند که تمامی پرداخت های خود را با استفاده از سیستم های انتقال بانکی، کارت های اعتباری و کیف پول الکترونیکی انجام دهند

کاهش هزینه ها

شما با نصب این سیستم مدیریت مالی از بسیاری از هزینه هایی که در راستای حسابداری شرکت خرج می گردد جلوگیری می نمایید. نیاز به استخدام حسابدار و یا یک فردی که بخواهد ساعات طولانی را صرف کنترل این نرم ‌افزار کند را نخواهیم داشت. در بازار امروزی مسئله مهم پول است و بهینه سازی و جلوگیری از اتلاف وقت باعث صرفه جویی مقدار زیادی پول برای شما خواهد شد.

ویژگی های نرم افزار مدیریت مالی

استفاده آسان از سیستم

اکثریت نرم ‌افزار های مالی به گونه ای ساخته شده اند که به راحتی قابل استفاده بوده و هر فردی به راحتی می تواند نحوه کار با آنها را از یاد بگیرد.

به حداقل رساندن اشتباهات

مهم ترین نکته در طراحی سیستم مدیریت مالی و حسابداری این است که کمترین میزان اشتباه را در محاسبات دارد. شما می توانید با ثبت همزمان بسیاری از سند ها، تخفیفات و هزینه های مالیاتی هم در وقت خود صرفه جویی کنید و هم میزان خطا و اشتباهات را به اندازه قابل توجهی کاهش دهید. در مقابل اگر تمامی عملیات ها  به صورت دستی انجام گیرند اشتباهات بسیاری در ثبت آنها رخ خواهد داد.

دریافت گزارش

شما می توانید از سیستم مدیریت مالی در انواع مختلف در هر بازه زمانی مشخص که می‌خواهید گزارش دریافت کنید. در واقع این گزارش ‌ها این اجازه را به شما می دهند که بر روی تمامی فعالیت های مالی که در سازمان چه در داخل و خارج آن اتفاق می‌افتد کنترل و نظارت داشته باشید. دیگر ویژگی های نرم افزار های مالی:

  • استفاده از اینگونه نرم افزارها باعث دریافت گزارش های ساده و کم هزینه شده که می‌توان آن را در اختیار تمامی ذینفعان درونی و برون سازمانی قرار داد.
  • همچنین تمامی صورت های مالی به سرعت ارائه شده و به راحتی می توان به آن اطلاعات اتکا کرد.
  • این سیستم به طور کامل از حسابداری شعبی که به زیر مجموعه سازمان مربوطه هستند پشتیبانی خواهد کرد.
  • تمامی گزارش هایی که توسط نرم افزار های حسابداری ارائه داده می شوند کاملاً موازی با استاندارد ها و قوانین بین ‌المللی و ملی است
  • نرم افزار های حسابداری کاملا از تمامی قوانین مالیاتی پیروی کرده و گزارش های قانونی مالیات بر ارزش افزوده را نیز در اختیار سازمان و یا شرکت قرار می دهد.
  • با استفاده از نرم افزار های مالی ما می توانیم در هر لحظه از زمان نقدینگی سازمان را مدیریت کنیم.
  • این نرم ‌افزار همچنین به ما قابلیت ردیابی از دارایی ‌های ثابت سازمان را در هر لحظه از زمان می دهد.
  • شما می توانید با سرعت تمامی اظهارنامه های مالیاتی، گزارش های فروش فصلی و گزارش های خرید را دریافت کنید.

اهمیت استفاده از سیستم مدیریت مالی و حسابداری

مدیر یک سازمان می تواند با استفاده از یک نرم افزار سرمایه گذاری نیاز نقدی شرکت را به خوبی شناسایی کرده و به آن نظارت داشته باشد. حسابداری از مهم ‌ترین بخش های هر شرکتی محسوب می شود که در واقع کسب و کار شرکت با استفاده از این قسمت پیش می رود. حتی در زمان های گذشته استفاده از این علم را مشاهده کرده ایم که هم اکنون با گذشت زمان تکمیل تر و پخته تر شده و در اختیار ما قرار گرفته است. این علم شاخه‌ های مختلفی را دارد مانند سیستم مدیریت مالی و حسابداری، حسابداری مدیریت، حسابداری مالی و… که همه آنها در واقع جزئی از فرآیند ها و عملیات های کسب و کار حرفه‌ای محسوب می شوند.
اگر بخواهیم به صورت تخصصی تر این علم را مورد بررسی قرار دهیم باید گفت حسابداری ‌مالی بر روی گزارش های قانونی تاکید دارد و حسابداری مدیریتی برای گزارش هایی که در استفاده داخلی شرکت مورد بهره برداری قرار میگیرند تاکید می کند. حال که متوجه اهمیت این علم در انواع کسب و کار ها شده ایم باید بدانیم که دقت بالا در آن بسیار مهم است.
پس باید نرم ‌افزاری داشته باشیم که بتواند تمامی نکات را به‌ طور دقیق برای ما ذخیره نماید. در حال حاضر تنها استفاده از یک دفتر کل و یک صفحه گسترده از اعداد اکسل برای انجام کارهای حسابداری کافی نمی باشد بعلاوه از آنجایی که این علم و قانون های آن همیشه در حال گسترش و پیشرفت می باشند باید از برنامه ای استفاده کنیم که بتواند به طور دائم خود را آپدیت کرده و نیازهای ما را برطرف نماید.

خروجی های مهم سیستم مدیریت مالی

به طور کلی نرم افزار حسابداری و سیستم مدیریت مالی دارای خروجی های مهمی برای هر سازمان و شرکتی می باشد که عبارتند از:

صورت حساب سود و زیان

در واقع صورت حساب بیان کننده این موضوع می باشد که یک شرکت در یک دوره زمانی مشخص به چه میزان تولید خالص و درآمد داشته و به چه اندازه ضرر کرده است.

صورت وضعیت مالی

این صورت مالی بیان کننده آن است که وضعیت مالی سازمان در یک دوره مشخص به چه میزان است و در واقع یک میانگین مشخص از دارایی ها و بدهی ها در یک زمان خاص می باشد. همچنین باید از آن برای ارائه گزارش و ترازنامه استفاده کنیم به علاوه نشان می‌دهد که در طول یک دوره به چه اندازه به دارایی های شرکت و بدهی های شرکت اضافه شده است.

بیانیه جریان نقدی شرکت

این صورت مالی از آن جهت مهم است که در واقع نشان دهنده تمامی تغییرات در طی یک دوره مشخص است و نشان می دهد که صورت وضعیت سود و زیان و وضعیت مالی شرکت به چه میزان بر روی روند مالی شرکت تاثیر گذاشته است. یعنی در واقع این صورت مالی یک گزارش از وضعیت عملیاتی شرکت در رابطه با ورودی و خروجی های مالی آن بر سرمایه‌گذاری ها می باشد.

چه سیستم مدیریت مالی و حسابداری خریداری کنیم؟

صاحبان مشاغل در ابتدا باید نوع نیاز خود را از علم حسابداری بیابند سپس نرم‌افزار یا سیستم مدیریت مالی مناسب با نیاز خود را خریداری کنند. تنوع نرم ‌افزار حسابداری در حال حاضر بسیار زیاد است البته شما باید با توجه به اندازه، نوع کسب و کار خود یک مدل از آن ها را انتخاب نمایید. در ایران از آنجایی که صاحبان مشاغل معمولاً از علم حسابداری آگاهی ندارند بیشتر نرم ‌افزار ها را به سمت هوشمند سازی هدایت کرده تا افراد بتوانند به سادگی این بخش بسیار مهم در کسب و کار خود را کنترل نمایند.
در عملکرد نرم ‌افزار های مالی آمده است که معمولا پس از ثبت یک رویداد مالی عملیات ها و فرآیندهای دیگر مانند فروش، موجودی انبار، افزایش بدهکاران و بستانکاران، افزایش فروش و سود حاصل تمامی گزارش های حسابداری و مدیریتی به صورت اتوماتیک داخل سیستم مدیریت مالی و حسابداری ثبت می گردند.

خرید سیستم مدیریت مالی

نرم افزاری را انتخاب کنید که مناسب شغل شما باشد

در تعداد کثیر نرم افزار های حسابداری و سیستم مدیریت مالی برخی از آنها برای یک صنعت و یا کسب و کار خاصی مانند نرم افزارهای تولیدی، شرکتی، بازرگانی، فروشگاهی و… طراحی شده اند. درست است که نرم افزار های عمومی ارزان ‌تر هستند اما شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که کاملا مناسب شغل شما باشد و انجام کارهای حسابداری را برای شما بسیار راحت تر نماید.
به عنوان مثال اگر شما در زمینه فروش کالا فعالیت می کنید باید از نرم افزار  های ویژه خرده فروشی بهره ببرید. شما به راحتی می توانید در این مدل بخش های مختص رنگ، سایز و نوع کالا را انتخاب کرده و در واقع شرکت فروش یکپارچه ای را خواهد داشت.

می‌خواهید سیستم مدیریت مالی شما چه ویژگی داشته باشد؟

قبل از خرید یک لیست از کارهایی که از نرم ‌افزار توقع دارید برای شما انجام دهد را تهیه کرده و سپس اقدام به خرید کنید. شاید شما تنها یک نرم افزار ساده که جریان‌ های نقد را بررسی کند نیاز داشته باشید و یا ممکن است به یک نرم ‌افزار جامع تر احتیاج پیدا کنید.

مطمئن شوید که نرم افزار مربوطه قابلیت بروز رسانی داشته باشد

سیستم مدیریت مالی یا نرم ‌افزاری که می خواهید برای کسب و کار خود خریداری نمایید باید قابلیت انعطاف پذیری داشته باشد. ممکن است که کسب و کار شما در شروع کوچک باشد اما اگر قصد پیشرفت و گسترش آن را داشته باشید باید به نرم ‌افزاری اکتفا کنید که خود را با افزایش گردش موجودی کارمندان و مشتریان تطبیق دهد.

آیا سیستم مدیریت مالی می‌تواند جایگزین حسابدار شود؟

اگر بخواهیم برای پاسخ به این سوال از این نظر پاسخ دهیم که یک برنامه حسابداری با توجه به اصول پذیرفته شده حسابداری می‌تواند جایگزین حسابدار گردد یا خیر باید در جواب بگوییم خیر.
اما اگر شما با استفاده از یک نرم افزار حسابداری در اصل می‌خواهید یک سری از وظایف یک حسابدار را که خود نیروی انسانی می باشد را به یک برنامه منتقل نمایید باید گفت که شما مقداری از هزینه های شرکت را کم کرده و یک ذخیره مالی برای انجام هزینه های خود در نظر گرفته اید.
در واقع نرم افزار های حسابداری اگر به صورت خوب و عالی طراحی شوند می توانند گزارشات مورد نیاز حسابدار مربوطه را به صورت ماهانه، فصلی و یا سالانه در اختیار او قرار دهند و این گزارشات هم می تواند به صورت الکترونیکی و هم به صورت پرینت ارائه داده شود.

استفاده از سیستم مدیریت مالی باعث کاهش مالیات می گردد؟

در جواب این سوال باید گفت بله از آنجایی که محاسبه مالیات کار پیچیده و دشوار و مستلزم پیگیری های فراوانی در تمامی معاملات می باشد نیازمند دقت بسیار بالایی در محاسبه می باشد. این مدل نرم افزار ها و سیستم مدیریت مالی انجام فرایند های پیچیده مالیاتی را راحت کرده و شما با اطمینان کامل می توانید به فعالیت خود ادامه دهید بدون آنکه هیچ گونه نگرانی در رابطه با نحوه محاسبه مالیات داشته باشید.

نرم افزار مناسب برای حسابداری کسب و کار

  • امکانات و ابزاری که نرم افزار دارد مناسب کسب و کار ما باشد
  • سابقه درخشانی داشته باشد
  • کار کردن با سیستم مدیریت مالی مربوطه آسان باشد و به راحتی بتوانیم آن را یاد بگیریم
  • با سخت افزار های کامپیوتری که در اختیار شما می باشد کاملا سازگار باشد
  • دارای انسجام و یکپارچگی بوده
  • از سرعت عمل بالایی برخوردار باشد
  • امنیت اطلاعات را تضمین نماید
  • تمامی کار های حسابداری را مانند ثبت حقوق و دستمزد، محاسبه صورت های مالی، دریافت و پرداخت را انجام دهد
  • به راحتی بتواند گزارش ها را تایید و تحلیل کرده و نتیجه را به ما اعلام کند
  • از مهم ترین نکات درباره نرم افزار های حسابداری این است که پشتیبان گیری کامل از گزارشات را داشته باشد
  • قابلیت بروز رسانی و آپدیت داشته
  • شرکت فروشنده آن را پشتیبانی نماید

وظیفه سیستم مدیریت مالی چیست؟

هدف اصلی که سیستم مدیریت مالی دنبال می ‌نماید پوشش دادن مدیریت در رابطه با تمامی فعالیت های مختلفی است که در شرکت و یا سازمان در راستای زمینه مالی و حسابداری پیش می برد. فعالیت های مربوطه دارای طبقه بندی می باشند که به این شرح است:

  1. بررسی وضعیت کلیه معاملات، فرآیند های شرکت و مدیریت دریافتی های آن
  2. مدیریت پرداخت های شرکت
  3. حقوق، دستمزد و مزایای کارکنان
  4. گزارش گیری جامع از تمامی صورت ‌های مالی و فرآیند های حسابداری

یعنی شما در واقع می توانید با استفاده از یک نرم افزار حسابداری و سیستم مدیریت مالی سرمایه اولیه خود را تعیین کنید و نیازهای کاری که دارید را در نرم افزار تعریف نمایید. سپس با این روش می توانید فاکتور های مختلفی را ثبت کرده و هزینه های ماهیانه کسب و کار را که شامل حمل و نقل، اجاره، آب، برق و حقوق پرسنل است را اعمال کرده و در نهایت سود خود را محاسبه نمایید.
نتیجه ای که از تمامی این عملیات ها ایجاد می شود گزارش کاری است که نرم افزار های حسابداری به راحتی می توانند گزارش را در اختیار شما قرار دهند.

در کشور ما نیز نرم افزارهای حسابداری پیشرفته ای وجود دارد که هر کدام دارای امکانات و ویژگی های متعددی می باشند . با توجه به نوع کسب و کار و ساختار سازمانی شما میتوان بهترین نرم افزار های سیستم مدیریت مالی را انتخاب نمود .
ما در مرکز پشتیبانی انفورماتیک به شما کمک میکنیم تا از بین نرم افزارهای مدیریت مالی و حسابداری که در بازار فناوری اطلاعات ایران وجود دارد بهترین نرم افزار حسابداری را انتخاب و در مرحله بعد آنرا پیاده سازی نمائید . 

سیستم مدیریت مالی و حسابداری

هدف از طراحی سیستم مدیریت مالی

این سوال برای من پیش میاد که به چه دلیل باید از یک سیستم مدیریت مالی بهره مند شویم؟ در پاسخ باید گفت یک سازمان و یک شرکت برای داشتن اطلاعات و ارقام دقیق، پردازش مناسب داده ها، استخراج کردن داده های مستند برای ارائه به مدیران و غیره نیازمند یک نرم افزار مالی می باشد. داشتن تمامی این موارد باعث می شود تا یک مدیر موفق بتوانند تصمیمات درستی در موقعیت های مختلف بگیرد و سازمان خود را به سمت هدفی والا هدایت نماید.
برای آنکه بتوانیم یک شرکت را با توجه به یک سیستم مالی درست هدایت کنیم در ابتدا باید بتوانیم گزارش ‌های آن را تجزیه و تحلیل کنیم. اما برای این کار باید مراحلی را طی کنیم که عبارتند از:

  • تشخیص و تعریف مسئله ها
  • مشخص کردن اهداف و محدودیت ها
  • لیست کردن نیاز های سیستم جدید
  • به دست آوردن راه حل های متفاوت برای تامین نیاز ها
  • تعیین و انتخاب بهترین راه با توجه به مشکل به وجود آمده و معیارهای در دسترس

سیستم مدیریت مالی خوب به چه معناست؟

در واقع سیستم مدیریت مالی از نوع خوب برای شرکت ها و یا یک سازمان با فناوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن با استفاده از گزارش های مالی آغاز می گردد. گزارش ها می تواند شامل تمامی صورت های مالی مانند ترازنامه، صورت گردش نقدینگی و بودجه عملیاتی، صورت حساب سود و زیان باشد. تمامی این مدارک هستند که به ما کمک می کنند تا بتوانیم عملکردی که در گذشته داشتیم را بررسی کرده و ریسک ها و موقعیت های مالی را مورد بررسی قرار دهیم و فرصت‌هایی که باعث رشد و بهبود ما می گردد را شناسایی نماییم. برای ایجاد یک سیستم مالی خوب یک سری عوامل را باید در نظر بگیریم که عبارتند از:

افراد و سیاست ها

برای آنکه بتوانیم نظارت مالی موفقی داشته باشیم و از یک سیستم مدیریت مالی خوب برخوردار شویم باید از افرادی بهره ببریم که شامل: کمک حسابدار، حسابدار و مدیران بنگاه است که هر کدام از این افراد دارای وظیفه ای جداگانه هستند.

  1. کمک حسابدار: نگهداری از دفاتر حساب عمومی، نقدینگی کلیه حساب های مربوط به شرکت و سازمان ثبت روزانه معاملات بر عهده این فرد است.
  2. حسابدار: در واقع این فرد است که به شما کمک می کند تا تمامی حساب های بنگاه مورد نظر را آماده کرده و بهترین نرم افزار حسابداری را با توجه به نوع نیازی که دارید انتخاب نمایید. تمامی سیاست‌ ها و روش های حسابداری شما را مورد بررسی قرار داده و به دنبال پیشنهاد های جدید برای شما می باشد تا بتوانید با استفاده از آنها پیشرفت نماید. به علاوه برای آنکه بودجه مناسب برای این فعالیت ها را نیز کسب نمایید به شما کمک می کند تا بتوانید برنامه ریزی کنید و از روش ‌های مختلفی این بودجه را به دست آورید.
  3. مدیران بنگاه: در واقع این افراد هستند که باید به صورت فعال در بخش گزارشگری مالی در روند حسابداری فعالیت داشته باشند و همیشه بر روی آنها نظارت داشته و به صورت مرتب آنها را مورد بررسی قرار دهند.

کنترل های داخلی

علاوه بر آنکه باید افراد مناسبی را در بنگاه خود داشته باشید باید از یک ساز و کار شفاف نیز برای موفقیت در سیستم مدیریت مالی برخوردار باشید. در کنار تمام مواردی که گفته شد برای کنترل کردن واحد و یا سازمان شما باید یک نظارت داخلی نیز وجود داشته باشد. این نظارت می تواند شامل داشتن حق امضا برای یک سری از مدارک، داشتن مدارک شفاف و قابل فهم، برخورداری از سیاست گذاری شفاف، گزارش گیری در موعد مقرر، داشتن تمامی اسناد و مدارک مرتبط با حسابرسی می باشد.

ثبت و ضبط امور مالی

در هر کسب و کار بنگاه و یا سازمان باید ثبت و ضبط روزانه داشته باشد به طور واضح تر باید گفت شما باید فروش، درآمد، خرید و تمامی معاملات روزانه خود را در دفتری به نام دفتر کل ثبت کرده و مشخص کنید. البته تمامی این موارد باید دائماً در دفاتر روزانه و دفتر کل حساب ها ثبت و ضبط شود. با این کار شما می توانید تمامی گزارش‌ های مختلفی را که ممکن است مورد نیاز بخش ‌های متفاوت باشد را از دفتر کل خارج کنید. مانند برداشتن گزارش های فروشنده، گزارش های مشتری، گزارش های فهرست اموال و…

بهبود بخشیدن

بهبود بخشیدن به مواردی مانند ثبت سوابق، مطمئن شدن از میزان انطباق تمامی اطلاعات با استاندارد های حسابداری، کمک کردن به پرسنل برای مشخص کردن مقدار بودجه، ارائه گزارش هایی در رابطه با عملکرد کوتاه مدت و بلند مدت سازمان.

از دیگر ویژگی‌هایی که می‌توان برای یک سیستم مدیریت مالی خوب نام ببریم می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • مشخص بودن تمام پرداخت ها و مطالبات از اشخاص حقیقی و حقوقی
  • محاسبه استهلاک هزینه های پیش پرداخت
  • محاسبه استهلاک دارایی ها با توجه به برنامه‌ های پذیرفته شده
  • پیگیری کردن تمام بدهی ها
  • ایجاد هماهنگی بین تمامی صورت های مالی که در رابطه با درآمد، هزینه و ترازنامه می باشد
  • برقراری تعادل بین حساب های بانکی متعدد
  • خاطر جمع بودن از امنیت داده ها و یکپارچه بودن آنها
  • نگهداری تمامی سوابق
  • به حداقل رساندن مدارک و اسناد کلی