مرکز پشتیبانی انفورماتیکمرکز پشتیبانی انفورماتیکمرکز پشتیبانی انفورماتیک

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

فرآیند های کسب و کار نقش حیاتی در هر سازمان ایفا می کنند. فرآیند های موثر فعالیت های فردی را ساده می کند و کارایی کلی را بهبود می بخشد. برای موفقیت و ماندن در حرفه خود، باید تمرکز مداوم بر طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی  برای افزایش بهره وری و حفظ استاندارد بالای کیفیت وجود داشته باشد. کارآمدتر کردن یک فرآیند در نهایت حجم کاری شما را کاهش می دهد و تحویل محصول یا خدمات را ساده می کند. اما دقیقاً چگونه یک فرآیند کسب و کار را بهبود می دهید و چه مراحلی را شامل می شود؟
حتی اگر نتایج یک شرکت در حد انتظار باشد، آن شرکت نمی تواند از کسب و کار خود مطمئن باشد، زیرا رقابت دائما در حال افزایش است. این امر بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار را به یکی از بارزترین روش ها در دنیای شرکت ها تبدیل می کند. این فرآیند ها اساساً شامل مجموعه ای از فعالیت ها است که بهبود کیفیت خدمات ارائه شده به مخاطبان هدف را در اولویت قرار می دهد و بر آن چه می تواند بهبود یابد تمرکز می کند. برای این کار، نه تنها داشتن یک تیم قوی لازم است،

 بلکه باید تشخیص داد که این فناوری باید بخشی از روال کار شرکت باشد.
مرکز پشتیبانی انفورماتیک، با داشتن تیم متخصص در حوضه طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی توانسته پروژه های زیادی را در خدمات طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی به کسب و کارهای مختلف ارائه دهد . اگر شما نیز قصد دارید طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی را در کسب و کار خود اجرا کنید تیم ما همواره آماده خدمت رسانی خواهد بود . 

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

جهات مشاوره با ما تماس بگیرید

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی چیست؟

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی  در واقع، تلاش مستمر برای بهبود محصولات، فرآیندها یا خدمات و افزایش کیفیت است. این تلاش مستمر باعث ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان ها می شود.  بنابراین هرگز نمی توان به بهبود مستمر به عنوان یک برنامه نگاه کرد. اگر به این شکل به آن نگاه کنیم، بلافاصله انتظار داریم که تاریخ شروع و پایان داشته باشد.  به طور خلاصه، برای این که یک استراتژی طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی  واقعاً کارساز باشد، باید تداوم در کاربرد آن وجود داشته باشد.

تحول کسب و کار چیست؟

تحول کسب و کار یا طرح کسب و کار (BT)، شامل ایجاد تغییرات عمیق در مدل و بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار ، به منظور انطباق با تغییرات عمده، اعم از داخلی یا خارجی است. اینترنت، تلفن‌های هوشمند، شبکه ‌های اجتماعی و غیره، همگی عواملی هستند که اخیراً امکان ایجاد مدل‌های کسب‌ وکار جدید را فراهم کرده‌ و سازمان های موجود را وادار به سازگاری اساسی کرده اند.

فرآیندهای کسب و کار چیست؟

اصطلاح “فرآیند کسب و کار” امروزه بسیار رایج است  و به نوعی مد شده است، در عین حال، نیمی از تجار حتی به طور کامل معنی این عبارت را نمی دانند. برای آن ها، هر چیزی که در شرکت اتفاق می افتد، به معنای واقعی کلمه هر اقدام، یک فرآیند تجاری است اما در واقع این طور نیست.

بهینه سازی فرآیند ها و ارزیابی مجدد

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

صحبت از طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی  در هر شرکتی وجود دارد. کلمه بهبود، یعنی بهتر از قبل انجام دادن. کاهش زمان اجرای فرآیند، تسهیل عملیات، خلاص شدن از شر عملیات غیر ضروری و غیره،  همه این ها به بهبود فرآیندهای تجاری مربوط می شود.

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی (BPI) چیست؟

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی (BPI) رویکردی است که به سازمان‌ها در طراحی مجدد عملیات تجاری خود برای دستیابی به پیشرفت‌ های قابل توجه کمک می کند. وقتی BPI از طریق یک متدولوژی ساختار یافته پیاده سازی شود، به شرکت ها کمک می کند تا هزینه های عملیاتی و زمان چرخه کارهای خود را کاهش دهند و خدمات به مشتری و کیفیت محصولات خود را بهبود بخشند.

کاربرد طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی چیست؟

علیرغم مقدمه اولیه در مورد این موضوع، باید گفت که طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی یک تلاش مداوم برای بهبود محصولات، فرآیند ها  ویا خدمات است. این روش می‌تواند در شرکت ‌هایی با اندازه‌ های مختلف اجرا شود، زیرا این روش رقابت‌پذیری را افزایش می‌دهد و بعداً الزامی برای ماندن در بازار خواهد بود.

 بنابراین، این مفهوم را به ارمغان می‌آورد که همه عملیات ‌ها را همیشه می‌توان در هر بخش، چه در بخش حقوقی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات، بازاریابی، فروش، مالی و غیره و چه در طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی انجام داد.

 بنابراین امکان افزایش کیفیت، کارایی و بهره وری و غیره وجود دارد. توجه به این نکته مهم است که طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی با اتوماسیون کسب و کار در هم تنیده است، اما آن ها یکسان نیستند. هم چنین، توصیه نمی شود، اما می توان یک فرآیند را بدون بهبود آن به طور خودکار انجام داد.  

مزایای طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

3 مزیت طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی شما وجود دارد:

کارایی: بسیاری از فرآیندها می توانند به دلیل پیشرفت ضعیف یا تلاش ناکافی، ناکارآمد شوند. طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی، کارایی را افزایش می دهد و شما را از فعالیت هایی که زمان و منابع را هدر می دهند، رها می کند.

اثربخشی: همان طور که فرآیندهای تجاری کارآمدتر می شوند، موثرتر نیز می شوند. این منجر به تصمیم گیری های آگاهانه تر، اجرای بهتر وظایف مورد نیاز و تجربه بهتر مشتری می شود. این امر سازمان را در صنعت خود سودآورتر و رقابتی تر می کند.

انعطاف پذیری بیش تر: برای شرکت مهم است که ابزارهای انعطاف پذیر و با قابلیت تنظیم آسان داشته باشد. شرکت هایی که دارای فرآیندهای تجاری منسوخ و غیرقابل انعطاف هستند، احتمال بیش تری دارد که عقب بمانند. فرصت ‌ها، مقررات یا شرکای جدید ممکن است به انعطاف‌پذیری نیاز داشته باشند تا روش‌های مختلف انجام کارها را تطبیق دهند.

چگونه طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی را انجام  دهیم؟

اولین گام در طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی این است که تشخیص دهید کدام حوزه ها باید تغییر کنند. با ارزیابی این که شرکت در چه زمینه ای خوب کار می کند و چه زمینه هایی را می توان بهبود بخشید، می توانید تمرکز خود را بر بهبود کسب و کار و اولویت بندی کنید. هم چنین می توانید تجزیه و تحلیل کنید که هر فرآیند چگونه بر سازمان و مشتریان شما تأثیر می گذارد.

پس از این که تصمیم گرفتید کدام فرآیند را بهبود ببخشید، لازم است رویه فعلی را تجزیه و تحلیل کنید. می توانید این کار را با استفاده از فلوچارت انجام دهید که یک مدل بصری از مراحل به شما ارائه می دهد. به خاطر داشته باشید که برخی از فرآیندها ممکن است شامل مراحل فرعی باشند که شما از آن ها آگاه نیستید، بنابراین مهم است که این موضوع را به طور کامل مطالعه کنید. با درک کامل فرآیند، می توانید اهدافی را برای طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی تعیین کنید.

با افرادی که مستقیماً به دنبال طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی هستند، صحبت کنید و دریابید که آن ها فکر می کنند چه چیزی اشتباه است و چگونه می توان آن را بهبود بخشید. هنگامی که طراحی مجدد فرآیند را شروع می کنید، ایده خوبی است که هرکسی را که مستقیماً در این فرآیند دخیل است، بگنجانید. هنگامی که با مدیریت فرآیند کار می کنید، احتمالاً تغییراتی در سیستم ها یا فرآیندهای فعلی ایجاد می شود. اجرای یک فرآیند جدید می تواند یک کار پیچیده باشد، بنابراین مهم است که این مرحله را با دقت برنامه ریزی و مدیریت کنید.

به یاد داشته باشید که مردم اغلب در برابر تغییر مقاوم هستند، به خصوص زمانی که شامل فرآیندی می شود که برای مدت طولانی از آن استفاده می کنند و با آن احساس راحتی می کنند. تعداد کمی از فرآیند ها آن طور که ما می خواهیم کار می کنند، بنابراین به دقت نظارت کنید که اوضاع در هفته ها و ماه های آینده چگونه پیش می رود تا مطمئن شوید که روند جدید انتظارات را برآورده می کند. نظارت بر پیشرفت و طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی هم چنین به شما این امکان را می دهد که مشکلات را در صورت بروز حل کنید. به انعطاف پذیری خود ادامه دهید و به طور منظم بهبودهای کوچکی انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که فرآیند مرتبط و کارآمد باقی می ماند.

اهمیت طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

اهمیت BPI در بازار رقابتی امروزی قابل توجه است، زیرا فرآیند های کاری تا حد زیادی تحت تأثیر فناوری قرار دارند. یک راه موثر برای دستیابی به بهبود موفقیت آمیز فرآیند کسب و کار، تمرکز بیش تر بر الزامات کسب و کار است. هدف BPI کاهش و یا ایجاد تغییرات در فرآیندها برای دستیابی به نتیجه مطلوب با استفاده از منابع موجود به روشی بهتر است.

علل طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

شرکت هزینه ها را کاهش می دهد

اگر شرکتی بخواهد رقابتی باشد باید کاهش هزینه ها را تا حد امکان در اولویت قرار دهد. یک دلیل این است که این امر شانس ارائه قیمت های جذاب تر به مصرف کنندگان را افزایش می دهد. تنها ارائه خدمات به موقع و با کیفیت مورد نظر مخاطبان کافی نیست، بلکه لازم است سرمایه گذاری مشتری بر روی کالاهای موجود قابل اجرا باشد. در غیر این صورت، مشکلات جدی در افزایش درآمد و رعایت تعهدات در قبال کارکنان و تامین کنندگان وجود خواهد داشت. با نقشه برداری و طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی ، یک شرکت می تواند آن چه را که برای کاهش هزینه ها در طول مراحل تولید و بازاریابی اقلام لازم است، ارزیابی کند.

 به عنوان مثال، می توان تشخیص داد که سرمایه گذاری در تبلیغات سنتی ممکن است کم تر باشد، زیرا مصرف کنندگان بیش تر به اطلاعات از طریق شبکه های اجتماعی دسترسی دارند. به این ترتیب، استراتژی فروش بیش تر بر روی بازاریابی دیجیتال متمرکز می شود که با هزینه کم و امکان دسترسی به تعداد زیادی از افراد با سهولت و سرعت فوق العاده مشخص می شود.

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

ساختارمند کردن فرایندها

شناسایی مشکلات برای سازماندهی بیش تر فرآیندها و درک آسان تر آن ها برای کارکنان مهم است. هنگامی که کارکنان آن چه را که باید انجام شود جذب می کنند، شانس دستیابی به اهداف بسیار بیش تر است. طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی حتی به افزایش تعامل کمک می کند. با درک این موضوع که شرکت در مسیر درستی قرار دارد، کارمندان با انگیزه تر و با ارزش های شرکت به طور کامل آشنا می شوند. با ساده شدن روال کار، مدیران و سایر کارکنان بهتر می توانند به استراتژی هایی فکر کنند تا شرکت را رقابتی تر کند.

اولویت بندی فرآیندها

با شناسایی آن چه در حال انجام است، یک شرکت می تواند دقیقاً تعیین کند که چه چیزی باید در طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی اولویت باشد. این کار برای اشاره به فرآیندهایی که نیاز به توجه بیش تری در طول اجرای خدمات دارند ضروری است و کاهش خطاها را ممکن می‌سازد، که باعث کاهش هزینه‌ها و ارائه خدمات و محصولات باکیفیت‌تر به مشتریان می‌شود. به مرور زمان در همه سازمانها فرایندهایی بوجود می آید و یا فرایندهای جدیدی بوجود می آیند که ممکن است مسیر اصلی سازمان را تغییر دهد . 

ما فرایند های سازمان شما را شناسائی و اصلاح خواهیم نمود

اولین قدم برای اجرای یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار و یا هر سیستم اطلاعاتی دیگر شنلسالئی فرایندهای سازمان است . انجام پروژه فرایندکاوی با استفاده از ابزارهای فرایند کاوی ، انجام مصاحبه با کارکنان ، بررسی اسناد و فرمهای موجود در کسب و کار انجام میگردد . کارشناسان ما با انعقاد قرارداد تحلیل و مستند سازی فرایندها ، فرایندهای سازمان شما را شناسائی ، اصلاحات لازم را انجام ور بصورت استاندارد BPMN2 مستند سازی می نمایند.

مشاوره انتخاب سیستم BPMS

پس از شناسائی فرایندها و تحلیل و مدلسازی فرایندها اکنون باید فرایندهای شناسائی شده در یک سیستم نرم افزاری پیاده سازی شوند . سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS ابزاری است برای مدیریت فرایندهای موجود در یک سازمان. ما به شما کمک میکنیم تا از بین ابزارها و نرم افزارهای مختلف مدیریت BPMS بهترین سیستم مدیریت فرایند را انتخاب کنید . انتخاب بهترین نرم افزار BPMS میتواند کل ساختار سازمان شما را تحت تاثیر قرار دهد و سالهای سال سازمان شما را با این سیستم درگیر کند . توجه کنید که در بازار سیستمهای زیادی وجود دارد که باید آن را انتخاب کنید .
سرمایه گذاری در ارتباطات داخلی

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی تنها زمانی حاصل می شود که کارکنان بدانند فعالیت ها چگونه باید انجام شوند. بنابراین، در دسترس قرار دادن فرآیندها در اینترنت و توضیح تغییراتی که از طریق جلسات و اخبار منتشر شده در روزنامه های داخلی و تابلوهای اعلانات در حال انجام است، حائز اهمیت است. استفاده از ابزارهایی برای ارتباط فوری مانند واتس اپ و غیره نیز راهی برای تسریع در تکمیل این روند است.

یک CRM را ایجاد کنید

برای درک رفتار مخاطبان هدف، شرکت ها روی سیستم های CRM سرمایه گذاری می کنند. این ابزار امکان شناسایی عادات مشتریان را با دقت بیش تری فراهم می کند و اطلاعات ارزشمندی در مورد دفعات خرید و کالاهای مورد تقاضا ارائه می دهد. با به دست آوردن این داده ها و تجزیه و تحلیل آن ها، یک شرکت می تواند به دنبال طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی خود باشد زیرا این اقدام شانس فروش و وفاداری مشتری را افزایش می دهد که به افزایش درآمد کمک می کند.

سرمایه گذاری در فن طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

برای طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی همگام شدن با پیشرفت های تکنولوژی ضروری است. شرکت ها باید ابزارهایی را به کار گیرند که باعث افزایش بهره وری کسب و کار آن ها شود. در حال حاضر نرم افزارهایی وجود دارد که به کارکنان کمک می کند از هر جایی که اتصال اینترنتی وجود دارد به اطلاعات شرکت دسترسی پیدا کنند. 

با این کار می توان کارهای مختلفی را حتی خارج از محیط کار انجام داد. پس طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی باید در روش هر شرکت و مجموعه ای گنجانده شود. برای دستیابی به این امر، سرمایه گذاری در فعالیت های نقشه برداری، ارتباطات و استفاده از فناوری برای افزایش بهره وری تیم ضروری است.

بهینه سازی فرآیند ها و ارزیابی مجدد
نگاهی به طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی بخشی از روش شناسی به نام مدیریت فرآیند کسب و کار است. این روش معتقد به بهبود یک شرکت از طریق بهبود و رشد فرآیند های آن است. یک فرآیند مجموعه ای از فعالیت هایی است که توسط یک یا چند نفر با یک هدف نهایی انجام می شود. اگر همه این فرآیندهای کسب و کار بهینه سازی و بهبود یابد و در بهترین حالت کار کنند، کل شرکت نتایج را احساس خواهد کرد و مردم بهتر کار خواهند کرد.

مراحل طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

1- فرآیند را شناسایی کنید: فرآیندهایی را که نیاز به بهبود دارند جدا کرده و اولویت بندی کنید.

2- نقشه فرآیند: درک و نقشه برداری از فرآیند

3-مدل سازی فرآیند: در مرحله قبل، قطعاً نقاط طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی مشخص شد. آن ها را بهبود بخشید و کارهای غیر ضروری را حذف کنید و فرآیند را آن طور که باید انجام دهید و مدل سازی کنید.

4– فرآیند را به روشی جدید اجرا کنید.

5- بهبود فرآیندهای سازمانی : در فرآیند اجرا، نکات جدیدی برای بهبود و مواردی که کار می کنند یا نه، شناسایی شده اند.

 6- اتوماسیون کسب و کار : اکنون، در حالی که همه چیز به طور معمول و همان طور که انتظار می رود کار می کند، فرآیند را در سراسر سازمان به طور خودکار انجام دهید.

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی به چه صورت انجام می گیرد؟

هر فرآیند تجاری موجود در یک شرکت را می توان بهبود بخشید اگر اصول عملکرد آن و اهمیت افزایش بهره وری آن را درک کنید. بهبود فرآیندهای تجاری، شرکت را به سطح جدیدی می رساند و فرصت های جدیدی را برای توسعه باز می کند.  فرآیندهای کسب و کار به طور پیش فرض در هر سازمانی وجود دارند که اساس فعالیت و عامل اساسی وجود آن هستند. با شروع هر کاری، شما به طور خودکار ترتیب اجرای آن را که فرآیند کسب و کار است، سازماندهی می کنید. برای شناسایی اثربخشی فرآیندهای کسب و کار، شناخت اصول و ساختار عملکرد آن ها و شناسایی معیارهای کیفی که می توان با استفاده از آن ها این شاخص ها را ارزیابی کرد، ضروری است.

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی بدون توجه دقیق تیم مدیریت به این موضوع غیرممکن است. مدیریت باید به تمام پیچیدگی های عملکرد شرکت آشنا باشد و منابع کافی را برای بهبود کارایی فرآیند های جاری اختصاص دهد. طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی در یک شرکت در زمینه های مختلف امکان پذیر است. به عنوان مثال، می توانید روی بهبود روند پردازش سفارشات مشتری کار کنید.

کدام فرآیندهای تجاری باید در وهله اول بهبود یابند؟

به طور هم زمان، بسیاری از فرآیندهای تجاری در شرکت در حال اجرا هستند. تصمیم گیری در مورد این که کدام یک را اول از همه انتخاب کنید چندان ساده نیست. اما شاخص های خاصی برای این امر وجود دارد که یکی از آن ها ریسک عملیاتی است که این احتمال شکست و تأثیر آن بر عملکردهای عملیاتی شرکت است.

عوامل موثر در طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

تعداد عوامل موثر به درجه اهمیت فرآیند و تأثیر آن بر بقیه موارد در شرکت بستگی دارد. فرآیندهای ساده یا محلی نیازی به اجرای متوالی هر یک از مراحل ندارند، یک راه حل ساده و انتخاب روش های اصلاح برای آن ها کافی است. اما اگر این فرآیند جهانی است و بر کار سایر بخش‌های سازمان تأثیر می‌گذارد، ارزش آن را دارد که به شکل سازمان‌یافته‌تری به موضوع بپردازیم.

تاثیر طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی بر شرکت ها چیست؟

برای شرکت ها، استفاده از مفهوم طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی در حال حاضر کمک زیادی به بهینه سازی عملیات به منظور دستیابی به نتایج بهتر می کند.  مطمئناً این ها مشاغلی هستند که برای پیشی گرفتن از رقبا نیاز به بهبود فرآیندها، بهبود عملکرد تیم، افزایش کیفیت محصولات و خدمات و کاهش مستمر هزینه ها دارند.

بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار

4 مرحله سریع نحوه اتخاذ بهبود مستمر فرآیند را ببینیم.

  1. شناسایی و نظارت بر فرآیندها

پیاده سازی آن چه که بطراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی است شامل نقشه برداری از تمام فعالیت ها و گردش کار، از ابتدا تا انتها است. این تمرین به شما اجازه می دهد تا مشکلات و فرصت های بهبود در فرآیندها را یاد بگیرید.

  1. تجزیه و تحلیل شاخص های عملکرد

علاوه بر نقشه برداری، تکیه بر شاخص ها برای داشتن دید بهتری نسبت به عملکرد هر فرآیند، تیم و بخش فعالیت مهم است. بنابراین، می توان پیشرفت هایی را برای کسب و کار متصور شد. با این تجزیه و تحلیل، طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی  به یکباره امکان پذیر نیست، زیرا در عین بهینه سازی یک رویه، روی بعدی تأثیر خواهد گذاشت. با این کار، می‌توان فرصت‌های دیگری را برای تغییراتی که اگر فرآیند از ابتدا برای همه در حال تغییر بود، رخ نمی‌داد، تأیید کرد.

  1. ارزیابی نتایج و جستجوی تغییرات جدید

برای تداوم چرخه طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی ، لازم است نتایج به دست آمده پس از اجرای اقدامات، ابزارها، فناوری ها و اتوماسیون جدید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد. با در دست داشتن این داده ها، می توانید بررسی کنید که آیا همه چیز طبق برنامه است یا این که هنوز امکان انجام تنظیمات برای بهبود بیش تر عملیات وجود دارد

مفاهیم اساسی بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار

راهنمای بهبود فرآیند کسب و کار به طور کلی بر بهبود کارایی آن ها دلالت دارد، انتخاب روش ها و رویکردهای خاص همیشه به سازمان، فعالیت های آن، فرآیندهای موجود و اهمیت آن ها بستگی دارد. انطباق با استانداردها فرآیندهایی که نیاز به بهبود دارند باید با استانداردهای مدرن در زمینه کیفیت، خدمات، هزینه، سطح فناوری مطابقت داشته باشند. 

از بین بردن کمبودها یکی از ساده ترین و مؤثرترین راه ها برای طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی است و از بین بردن مواردی است که در عملکرد طبیعی آن اختلال ایجاد می کند.  همان طور که می دانید، فرآیند کسب و کار مجموعه ای از اقدامات برای تبدیل منابع دریافتی در ورودی به محصول نهایی است که در خروجی برای مصرف کننده ارزش دارد. به لطف این تعریف، مشخص می شود که فرآیندهای کسب و کار در هر سازمانی وجود دارند.

نقشه فرآیند کسب و کار

فناوری توصیف فرآیند کسب و کار، تمام عملیات شرکت را شفاف و قابل درک می کند، به شما امکان می دهد عملیات را تجزیه و تحلیل کنید و مشکلاتی را که منجر به شکست می شود رفع کنید. نکته اصلی این است که فرآیندهای تجاری به شما این امکان می دهد تا تعامل بین بخش های متفاوت را درک کنید. در نتیجه،طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی تا حد زیادی ساده می شود و وابستگی شرکت به عامل انسانی کاهش پیدا می کند.

بهینه سازی فرآیند ها و ارزیابی مجدد
توسعه فرآیند کسب و کار

روش توسعه فرآیند های تجاری را در نظر بگیرید. ابتدا باید یک تیم کاری از کارمندان شرکت ایجاد شود. سپس گروه موقتی از دپارتمان های مشتریان و تامین کنندگان یک فرآیند تجاری خاص درگیر فعالیت های آن می شوند که ورودی ها، خروجی ها و منابع فرآیند کسب و کار را ایجاد می کنند. برای درک نحوه عملکرد سیستم، ابتدا نحوه عملکرد فرآیند ثبت می شود. بنابراین توصیه می‌شود توصیف فرآیند های کسب‌ وکار با استفاده از فرم‌های استاندارد و نقشه‌ های طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی استانداردسازی شود.

شرح فرآیند کسب و کار را می توان به بخش های زیر تقسیم کرد:

  • فرم های استاندارد فرآیند کسب و کار
  • نقشه فرآیند کسب و کار
  • مسیرهای فرآیند کسب و کار
  • ماتریس فرآیند کسب و کار
  • نمودارهای جریان فرآیند کسب و کار
  • شرح مفاصل فرآیند کسب و کار
  • توضیحات فرآیند های تجاری کمکی
  • شرح تفصیلی فرآیند کسب و کار
  • مستندات فرآیند کسب و کار
  • تعریف شاخص های فرآیند کسب و کار
  • برنامه اجرای فرآیند های کسب و کار

بررسی دقیق تر هر مرحله به شرح زیر است.

1– فرم های استاندارد فرآیند کسب و کار

اشکال تشریح فرآیند کسب و کار

توصیه می کنیم از یک نمونه معمولی از یک فرم استاندارد برای توصیف فرآیند کسب و کار استفاده کنید. در این حالت  دستیابی به یک رویکرد یکپارچه برای طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی توسط افراد مختلف امکان پذیر می شود که تا حد زیادی تسهیل تجزیه و تحلیل فرآیندها را در پی دارد.

  1. 2. نقشه فرآیند کسب و کار

در حقیقت این فرایند کسب و کار یک نمایش گرافیکی از طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی در نمای یک نمودار است. لطفاً توجه داشته باشید که هر شرکت کننده در فرآیند کسب و کار یک ستون جداگانه دارد. ردیف ها فواصل زمانی هستند. نقشه به شما امکان می دهد عملیات را همگام سازی کنید و مسیر انتقال اطلاعات بین بخش های شرکت را ردیابی کنید.

  1. مسیرهای فرآیند کسب و کار

در فرآیند های تجاری واقعی، چندین بخش اغلب شرکت می کنند. برای آن ها، تعیین نقش در طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی  ضروری است. بنابراین نمایش فرایند کسب و کار در قالب مسیرها بسیار راحت است زیرا مسیرها یک طرح لجستیکی از فرآیند را به ما می دهند.

  1. ماتریس فرآیند کسب و کار

ماتریس یا جدول برای تجزیه و تحلیل تعامل فرآیندها به شما امکان می دهد مهم ترین فرآیندهای تجاری را در نظر بگیرید، بین آن ها ارتباط ایجاد کنید و میزان تأثیر فرآیندها را بر طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی ارزیابی کنید.

  1. ترسیم بلوک دیاگرام یک فرآیند تجاری

نمودار جریان فرآیند، یک نمودار بصری از کل زنجیره روابط بین همه شرکت کنندگان در فرآیند کسب و کار است. در فرآیند تهیه فلوچارت، سوالات زیر مطرح می شود:

  • آیا ارزش این فرآیند تجاری با هزینه اجرای آن قابل مقایسه است؟
  • چقدر با سایر فرآیندهای تجاری یکپارچه است؟
  • آیا می توان خطاهای این فرآیند تجاری را فوراً شناسایی کرد؟
  • برای بهبود و تضمین کیفیت این فرآیند تجاری چه اقداماتی انجام شده است؟
  1. 6. شرح مفاصل فرآیند های تجاری

دشوارترین چیز توصیف فعالیت های شرکت است. زیرا گاهی اوقات به دست آوردن رضایت بین صاحبان فرآیند بسیار دشوار است.

  1. 7. توضیحات کمکی از فرآیند های کسب و کار

به عنوان توضیحات کمکی، نمودارهای چیدمان و نمودارهای شبکه استفاده می شود که برای طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی و مدیریت پروژه مفید هستند.

  1. 8. شرح تفصیلی فرآیندهای کسب و کار

شرح مفصلی از فرآیند کسب و کار می تواند به هر شکلی مناسب برای شرکت باشد، اما باید حاوی مقررات اصلی باشد:

  • نام کامل فرآیند کسب و کار
  • کد فرآیند کسب و کار
  • تعریف فرآیند کسب و کار، آشکار کردن محتوای اصلی آن
  • هدف فرآیند کسب و کار
  • صاحب فرآیند کسب و کار
  • مدیر فرآیند کسب و کار
  • استاندارد های فرآیند کسب و کار
  • ورودی ‌های فرآیند کسب‌ وکار (جریان‌هایی که از خارج می‌آیند و در معرض تغییر هستند)
  • خروجی های فرآیند کسب و کار (نتایج تحول)
  • منابع موجود برای فرآیند کسب و کار
  • فرآیندهای تجاری ارائه دهندگان داخلی و خارجی
  • فرآیندهای تجاری مصرف کنندگان
  • پارامترهای فرآیند اندازه گیری شده
  • شاخص های عملکرد فرآیند
  1. 9. مستندسازی فرآیند کسب و کار

فرآیندهای تجاری گنجانده شده در سیستم QMS مشمول مستندات هستند. یک فرآیند تجاری را می توان با یک یا چند رویه، بسته به پیچیدگی، توصیف کرد.

  1. 10. تعریف شاخص ها و شاخص های فرآیند کسب و کار

فرآیند کسب و کار باید با برخی شاخص ها مشخص شود تا بتوان فرآیند را اندازه گیری کرد و اثربخشی آن را ارزیابی کرد. همه شاخص ها در 4 گروه اصلی گنجانده شده اند:

  • کیفیت
  • زمان بین شروع و اتمام فرآیند تولید
  • تعداد
  • هزینه ها
چه عواملی اغلب نیازمند بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار هستند؟
  • افزایش تقاضای مصرف کنندگان و دولت
  • معرفی استانداردهای جدید و سیستم های مدیریت کیفیت
  • بروز تضادها بین بخش های مختلف یک سازمان
  • نیاز اقتصادی به کاهش هزینه ها
  • ادغام دو یا چند شرکت در یک شرکت.
چرا باید دائماً فرآیند های کسب و کار را بهبود بخشید؟

باید درک کرد که هر فرآیند تجاری نمی تواند برای مدت طولانی بدون تغییر باقی بماند. عوامل ورودی تغییر می کنند، برخی از کارها با پیشرفت فنی اصلاح می شوند و جامعه به طور مرتب به طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی و راه حل های جدید نیاز دارد. طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی مستلزم استفاده منظم از تمامی سیستم ها می باشد. مدیران مسئول در این زمینه باید به سرعت به مشکلات در حال ظهور در شرکت و به چالش های جدید بازار پاسخ دهند. هر یک از این سیگنال ها آن ها را وادار می کند تا مناسب ترین مسیر عمل را انتخاب کنند و بلافاصله آن را به کار گیرند.

همه شرکت ها هر از گاهی برای بهبود عملکرد خود اقداماتی را انجام می دهند. اما تنها در جایی که رویکرد فرآیندی به مدیریت کسب و کار به طور سیستماتیک و آگاهانه اعمال می شود، جایی که اساس همه مدیریت ها را تشکیل می دهد، این اقدامات به موقع و به طور جامع انجام می شود. سیستم های ویژه ای برای طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی در حال توسعه هستند که برخی از آن ها پس از گذراندن آزمون در بین مدیران به رسمیت شناخته شده اند.

چگونه بدانیم چه زمانی باید یک استراتژی تجاری طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی را اعمال کنیم؟

اگر به دنبال صرفه جویی در زمان و هزینه هستید و کیفیت محصولات خود را حفظ می کنید، یک استراتژی طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی راه خوبی برای مدیریت آن است. با جستجوی فرصت هایی برای بهبود کسب و کار و سپس ارزیابی آن تغییرات، یک استراتژی موثر شکل می گیرد. برخی از سازمان‌ها طوری تنظیم نشده‌اند که تیم ‌هایشان دائماً طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی را تمرین کنند، اما این بدان معنا نیست که نمی‌توانند از این استراتژی مفید استفاده کنند. به عنوان مثال، شرکت ها می توانند جلسات منظمی را برای بحث در مورد راه های بهبود فرآیندها برنامه ریزی کنند. 

در یک سازمان، چندین ده یا حتی صدها فرآیند تجاری در یک زمان وجود دارد. در این حالت، خروجی های یکی، ورودی برای دیگران خواهد بود. بر این اساس، مهم است که بفهمیم هر کدام کجا شروع و به کجا ختم می شود. تنها در این صورت است که می توان رویه های شکست یا بی اثر را پیدا کرد و سپس آن ها را بهبود بخشید.

چه تاثیراتی باید از طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی انتظار داشت؟
  • افزایش بهره وری عملیاتی
  • خودکارسازی فرآیندهای تجاری منجر به کارایی بیش تر و کاهش هزینه های عملیاتی می شود. یک مطالعه نشان داد که سازمان ها می توانند 10 تا 15 درصد از هزینه های عملیاتی خود را با استفاده از ابزاری برای خودکارسازی گردش کار خود صرفه جویی کنند.
  • با طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی می توانید یک گردش کار ایجاد کنید و کل فرآیند را از ابتدا تا انتها تجسم کنید. به عنوان مثال، بیایید به فرآیندی که هر سازمان دارد نگاه کنیم مانند پذیرش کارکنان. قبل از آوردن یک کارمند، باید تمام فرم های لازم را تکمیل و ارسال کنید. اگر همه کارها را به صورت دستی انجام دهید، کارمندان می توانند در این فرآیند درگیر شوند. با ساده‌سازی این فرآیند، می‌توانید زمان مهارت برای استخدام‌های جدید را تا حد زیادی کاهش دهید.
  • طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی عمل ردیابی مداوم عملکرد فرآیند برای یافتن ناکارآمدی ها و ریشه کن کردن آن ها است.
  • طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی شما را به ایجاد تغییرات تدریجی در فرآیندهای خود دعوت می کند تا این که همه چیز را برای طراحی مجدد کامل یک فرآیند جدید کنار بگذارید. این تلاش مداوم برای بهبود فرآیندهای تجاری موجود می‌تواند شامل تغییرات کوچکی باشد که جریان کار را تغییر می‌دهد یا پیشرفت‌های بزرگ‌تری که نوآوری را تشویق می‌کنند.
  • هدف طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی شما افزایش کارایی، اثربخشی، کیفیت خروجی و انعطاف پذیری است. این یک جزء کلیدی برای دستیابی به برتری عملیاتی است.
  • بسیاری از سازمان ها از نرم افزار تجزیه و تحلیل گردش کار برای کمک به این فرآیند استفاده می کنند. ابزارهایی مانند این ردیابی عملکرد و شناسایی برای بهبود را آسان می کنند.
نتیجه گیری

فرآیند های یک کسب و کار مجموعه ای از مراحل هستند که به طور مکرر برای دستیابی به یک هدف خاص یا ارائه یک محصول یا خدمات مورد استفاده قرار می گیرند. هنگامی که این فرآیند ها به خوبی کار می کنند، می توانند کارایی، اثربخشی و کاهش شکست را در سازمان شما افزایش دهند و  فرآیند های ناکارآمد باعث سرخوردگی، تاخیر و افزایش هزینه ها می شود. مدیریت فرآیند ابزاری اساسی است که شرکت ها از آن برای حفظ عملکرد روان سازمان خود و طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی استفاده می کنند.

در دنیایی که امروز در آن زندگی می کنیم، تغییر تکنولوژیکی دائماً رخ می دهد و برای همگام شدن با آن، شرکت ها باید تکنیک هایی را برای طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی توسعه دهند تا بتوانند خواسته های مردم را برآورده کنند، که به طور فزاینده ای سخت گیرانه است. استراتژی ها، روش ها و ابزارهای متعددی وجود دارد که می تواند توسط شرکت ها با هدف بهبود مستمر اتخاذ شود. با این حال، برای انتخاب بهترین و مؤثرترین مورد برای واقعیت شرکت خود، باید چیزهای زیادی در مورد موضوع بدانید. همچنین برای درک بهتر موضوع میتوانید از فیلم های آموزشی ما در کانال آپارات مرکز پشتیبانی انفورماتیک استفاده نمائید .