طراحی و مدل سازی فرایند

طراحی و مدلسازی فرایند ها

در دنیای رقابتی امروزی، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار مانده و پیشرفت کند. ادامه فرآیند های دستی سنتی، باعث می‌شود صاحبان کسب ‌و کار زمان را از دست داده و پول را روی عناصر بیهوده کسب ‌وکارشان هدر دهند. این جاست که طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS می تواند راهگشا باشد.
طراحی و مدل سازی فرایند

پیاده سازی BPM  در کسب و کارها، مزایای زیادی به همراه دارد. BPMS با کاهش کارهای تکراری و پیش پا افتاده، جایی که بیشتر تلاش و زمان صرف می شود، به بهبود کارایی فرآیندهای تجاری کمک می کند. همچنین در خصوص موانع هر فرآیند، دیدگاه های مفیدی را ارائه می کرد که می توانستید، برای حذف هر یک، تصمیماتی موثر و از روی آگاهی گرفته و هدایت هوش عملیاتی را در دست بگیرید.

فرآیند های تجاری انعطاف ناپذیر، باعث می شود سازمان شما در اقیانوس رقابت غرق شود. طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، عامل موثری است که به بقای هر کسب و کاری کمک می کند. ، عامل موثری است که به بقای هر کسب و کاری کمک می کند. 

اجرای سیستم  BPMS

موفقیت طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی شود. در واقع از آنجا شروع می شود. از همین روست که اولین عامل موثر بر موفقیت مدیریت فرآیند، پیاده سازی آن است. بنابراین، پیش از اجرای BPMS ، لازم است که انتخاب پلتفرم، انتخاب فرآیند، شناسایی مالک فرآیند و تعیین معیارها را در نظر بگیرید.

همچنین، نمودار گردش کار را تهیه کرده و همه ذینفعان را درگیر کنید. توجه کنید که گردش کار را در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS آزمایش کنید. این برنامه برای ادغام و آموزش کاربران بایستی آسان باشد و به راحتی اندازه گیری و بهینه سازی شود.

ارزیابی BPMS

موارد زیادی هستند که در راستای انتخاب مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب انجام می گیرد. باید خیلی چیزها را ارزیابی نمود تا بتوان برای یک مدل سازی کاربردی، اقدام کرد. در اینجا سه متغیر وجود دارد که باید به آن ها آگاه بود.

آموزش مدیریت فرایند کسب و کار BPM 
در همه پروژه های مصب سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا نصب سیستم BPMS آموزش مدلسازی فرایندها یکی از الزامات می باشد . در هر پروژه BPMS تیمی از کارشناسان خبره سازمان وجود دارند که لازم است نسبت به اصول BPM آگاهی کافی داشته باشند . در مرکز پشتیبانی انفورماتیک دوره های تخصصی آموزش مدیریت فرایند کسب و کار BPM جهت کارشناسان سازمانها در حوضه های مختلف برگزار میگردد . 
طراحی و مدل سازی فرایند
مدلسازی انسان محور در BPMN

مدیریت فرآیند کسب ‌و کار، اکنون به‌ طور غیرقابل انکار، یک جنبه تثبیت ‌شده از استراتژی عملیاتی مدرن و موفق شرکت برای عصر دیجیتال است. به عنوان مثال، مدیریت فرآیند نقش عمده‌ای در حمایت از کسب‌ و کارها در سراسر جهان برای درک تأثیرات همه ‌گیری ایفا کرد.

همچنین برای اینکه سازمان ‌ها چگونه عملکردهای حیاتی کسب ‌وکار را در پاسخ به آن تطبیق داده و جهت‌گیری مجدد دهند، موثر بود. با این حال، اگرچه مزایای مدیریت فرآیند و طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS واضح است، رسیدن به آن گاهی اوقات چالش برانگیز است.

برای انعکاس روش‌ های جدید کار در دنیایی که به طور فزاینده ‌ای از نظر جغرافیایی توزیع می‌شود، باید ابتکارات کلاسیک BPM را با به کارگیری هرچه بیشتر ارزش ممکن از افرادی که هر روز از فرآیند های تجاری استفاده می‌ کنند، بهبود داد.

نرم افزار انسان محور، از یک رابط نقشه برداری فرآیند بسیار ساده شده استفاده می کند که به صاحب فرآیند غیر فنی اجازه می دهد، فرآیند را به ساده ترین شکل ممکن ایجاد کند. این نرم افزار، کار پس زمینه را برای ایجاد شرایط در رد و یا جریان های متناوب انجام می دهد.

طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، یک سیستم نشانه گذاری است که از نمادهای استاندارد شده برای نشان دادن رویدادها، فعالیت ها، وظایف و غیره استفاده می کند. این در حالی است که برنامه نویسی شامل ایجاد خطوط کدی خواهد بود که گردش کار و انتقال داده را ایجاد می کند. برنامه نویسی بیشترین امکانات را ارائه می دهد و می تواند فرآیندهای بسیار پیچیده را مدیریت کند، اما تنها فردی که به شکل کامل در این زمینه آموزش دیده باشد، قادر به ایجاد و اصلاح یک فرآیند می باشد.

Cloud در مقابل On-premise

نرم افزار ابری، میزبانی روی سرورهایی را دارد که بتوانند از هر موقعیتی از طریق مرورگر وب، دسترسی لازم را ارائه نمایند. جدای از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر، مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می گذارد. در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، راه حل های ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می شوند که هزینه کمتری را برای مشتری فراهم می کند.

از سویی دیگر، باید گفت که نرم افزار داخلی بر روی یک سیستم خاص نصب می شود. مزیت اصلی در محل این است که تمام داده های یک شرکت، به صورت داخلی ذخیره می شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده ها می دهد.

منبع باز در مقابل نرم افزار دارای مجوز

در راه حل های منبع باز BPM ، فروشنده کد منبع خود را در دسترس عموم قرار داده است. این بدان معناست که یک شرکت می تواند کد منبع را دانلود کند و هر تغییری را که می خواهد برای سفارشی کردن نرم افزار اعمال کند.

در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، نرم افزارهای دارای مجوز، محدودیت هایی در مورد میزان سفارشی سازی خواهند داشت. در دنیای فرآیند کسب و کار، راه ‌حل‌های منبع باز پیچیده‌ تر هستند و نیاز به برنامه‌ نویس دارند تا هر گونه تغییری در آن ایجاد کنند. این نکته را باید متذکر شویم که اغلب نرم افزارهایی که مجوز دارند، انسان محور هستند.

مدل سازی فرآیند کسب و کار

طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS یک مفهوم قدیمی نیست. مدتی است که از آن استفاده می شود. با این حال، تغییراتی که می تواند در بهره وری و کارایی کسب و کار ایجاد کند، اقدامی انقلابی نخواهد بود. در واقع مدل ‌سازی فرآیند کسب ‌و کار یا مدل ‌سازی فرآیند، نمایش تحلیلی یا به بیان ساده، تصویری از فرآیند های تجاری یک سازمان است.

طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS یک جزء حیاتی برای مدیریت موثر فرآیند کسب و کار است. نرم ‌افزار مدل‌ سازی فرآیند، نمایشی تحلیلی از فرآیندهای یک سازمان را همان گونه که هست ارائه می ‌کند و آن را با فرآیندهای آینده برای کارآمدتر کردن آنها مقایسه می ‌کند.

اهمیت استفاده از مدل سازی فرآیند کسب و کار

اولین قدم شما در مدل سازی در واقع قلم و کاغذ است. با این حال، برای اجرای واقعی یک فرآیند تجاری، باید آن فرآیند را به گونه ‌ای دیجیتالی کنید که موتور گردش کار بتواند آن را درک کند. نرم افزار مدل سازی فرآیند کسب و کار به شما این امکان را می دهد که فرآیند خود را به صورت دیجیتالی نشان دهید که سپس می تواند به یک فرآیند خودکار زنده منتقل شود.

طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS مزیت های زیادی دارد که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره کرد.

  • به همه درک روشنی از نحوه عملکرد این فرآیند می دهد.
  • سازگاری را فراهم می کند و فرآیند را کنترل می نماید.
  • اضافات و ناکارآمدی ها را شناسایی و حذف می کند.
  • شروع و پایان واضحی را برای فرآیند تعیین می نماید

مدل ‌سازی فرآیند کسب ‌و کار همچنین می ‌تواند به شما در گروه ‌بندی فرآیندهای مشابه و پیش ‌بینی نحوه عملکرد آنها کمک کند. هدف اصلی ابزارهای مدل ‌سازی فرآیند کسب ‌وکار این است که آن ‌ها را در حال حاضر تحلیل و شبیه‌ سازی کنیم که چگونه باید برای دستیابی به نتایج بهتر انجام شوند.

 تکنیک مدل سازی فرآیند

طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS را می توان از طریق فلوچارت ها، برنامه ها، فرامتن یا اسکریپت ها بیان کرد. راه های مختلفی برای پیاده سازی مدل سازی فرآیند کسب و کار وجود ندارد. در اینجا برخی از رایج ترین تکنیک های مدل سازی فرآیند کسب و کار آورده شده است.

نماد مدل سازی در فرآیندهای کسب و کار (BPMN)

BPMN  به یک روش استاندارد تبدیل شده است که توسط تحلیل گران فرآیند و کسانی که ابزارهای مدل سازی کسب و کار ایجاد می کنند، استفاده می شود. این، استفاده نسبتاً ساده ای از خطوط، فلش ها و اشکال هندسی است که همگی جریان و تفاوت های ظریف فرآیند را با یکدیگر ارتباط می دهند.

یک مشاور فرآیند می تواند به مدل طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS نگاه کند و دقیقاً بداند که چگونه باید کار انجام شود. در نهایت، زمانی که شرکت ها محصولات خود را تحویل می گیرند و ماشین های بازاریابی خود را به کار می گیرند، BPMN استاندارد بی چون و چرای مدل سازی و اجرای فرآیند خواهد بود.

با این حال، BPMN  هنوز یک زبان آموخته شده است و اگرچه نسبتاً ساده می باشد، اما برای کاربران تجاری معمولی بلافاصله قابل درک نیست. این یک ابزار عالی برای مشاوران فرآیند است، اما برای کسانی که به دنبال ایجاد برنامه های کاربردی خود هستند، مفید نیست.

تکنیک فلوچارت

فلوچارت ها در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، جریان های فرآیند پیچیده را به روشی ساده و در عین حال موثر توضیح می دهند. آنها مراحل فرآیند را به ترتیب متوالی خود نشان می دهند و از ورودی ها به فرآیند واقعی به خروجی ها می روند. در واقع، فلوچارت ها چارچوب اصلی BPMN را برای نمایش جریان های فرآیند پیشرفته، فراهم می کنند.

نمودارهای گانت

نمودارهای گانت در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS به جای نشان دادن مراحل متوالی، قادرند کل فرآیند را با استفاده از زمان صرف شده به عنوان یکی از محورهای اصلی نشان دهند. نشان دادن زمان کلی برای تکمیل یک پروژه بهتر از سایر گزینه ها است.

پتری نتز

پتری نتز، به طور سنتی یک تکنیک مدل ‌سازی در ریاضیات طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS است که بدین ترتیب، شبکه‌ های پتری نیز برای مدل ‌سازی فرآیندهای تجاری استفاده می شوند. شبکه های پتری مراحل گردش کار پیچیده، کاربران و مسیرها را در رنگ های مختلف طبقه بندی کرده و یا با کد رنگ، مشخص می کنند.

عناصر مهم در نرم افزار مدلسازی فرآیند

اکثر مجموعه ‌های BPM شامل ابزارهای مدل ‌سازی فرآیند کسب ‌و کار در آنها هستند. با این حال، برخی مدل ساز را به عنوان یک برنامه جداگانه دارند. مدل‌ساز یکی از مهم ‌ترین عناصر در BPMS است و قبل از خرید نرم افزار، باید زمان زیادی را صرف یادگیری آن کرد.

ابزارهای طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS عالی باید برای دپارتمان های تجاری، دارای یادگیری آسان باشد، همچنین برای ارتباط تیم های فناوری اطلاعات با سایر بخش ها ساده بوده و ارزان و مطابق با صنعت باشد. در واقع طراحی و مدلسازی فرایند ها ، باید یک ابزار ویرایشگر گردش کار یکپارچه، با رابط گرافیکی باشد که بتوانید گردش کار را قبل از پیاده سازی شبیه سازی کنید.

قدرت اجرای BPMS

قدرت طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، در هر اندازه و صنعت عمودی، غیرقابل انکار است. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) راهی برای تجزیه فرآیندهای کسب و کار به اساسی ترین عناصر آن است. BPM به وضوح و شفاف نشان می دهد که چگونه یک محصول یا خدمات با حرکت در توالی فرآیند یک سازمان، اغلب در زمان واقعی، تغییر می کند.

هنگامی که یک کسب و کار به وضوح درک می کند چگونه محصولات خود را تولید می کند، می تواند چارچوب فرآیند خود را به صورت استراتژیک بهینه کند. با تقویت چارچوب، شناسایی فرصت‌های بهبود و اتوماسیون برای ایجاد ارزش بالاتر و رشد پایدار به طور مداوم آسان‌تر می ‌شود.

تقویت شفافیت، ارتباطات و تعامل در هر سازمانی هسته اصلی BPM است که با طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS قابل اجرا خواهد بود. بنابراین، نتیجه نهایی، بهینه سازی عملکرد و همچنین سود برای کسب و کار است. زیرا اهداف کلیدی کسب و کار و شاخص های موفقیت در این رشته تعبیه شده است.

به عبارت دیگر، فرآیندها وسیله ای برای دگرگونی هستند. هرچه این تحولات سریعتر و کارآمد تر اتفاق بیفتد، به طور کلی کسب و کار سریعتر و کارآمد تر است. به نوبه خود، این بدان معنی است که شرکت می تواند سریعتر و کارآمدتر به سمت ایجاد ارزش حرکت کند.

نشان دادن اینکه چگونه یک کسب و کار این ارزش را ایجاد می کند، نظارت بر کیفیت آن ارزش و جستجوی فعالانه فرصت هایی برای افزایش آن و در عین حال کاهش ضایعات، هزینه ها، ریسک، هدف هر کسب و کاری است که می تواند با یک برنامه خوب و طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، رخ دهد تا این تحولات ارزش افزوده، به طور مؤثرتری انجام گردد.

طراحی و مدلسازی فرایند

رفتار فرایند، یا به عبارت بهتر نقش‌ ها و سیستم‌ های شرکت ‌کننده در فرآیند، به ‌عنوان روش های ارتباطی، فعالیت‌ ها و وظایف در یک نمودار BPMS توصیف می‌شود. این مدل به یک هماهنگی تبدیل می شود و برای پیوند دادن همه شرکت کنندگان، به خدمات وب متکی است.

سپس مدل فرایند، به همراه سایر نرم افزارهای پشتیبانی مانند اشیاء تجاری، خدمات وب، پایگاه های داده و غیره به کار گرفته می شود. این نشان می‌دهد که مدل‌ ها می ‌توانند در سراسر حوزه ‌های مدیریت فرآیند کسب‌ وکار و طراحی رابط کاربری مرتبط باشند

طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ممکن است به مدل‌ های وظیفه مرتبط باشند، زیرا آنها هر دو رفتار افراد را نشان می‌دهند. این در حالی است که  مدل‌های BPEL ،ممکن است از لحاظ معماری، نه از لحاظ روش‌شناسی، به مدل ‌های گفتگو مرتبط باشند، زیرا هر دو نرم ‌افزار را برای پشتیبانی از افراد مدل می‌کنند.

مدل سیستم محور، در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS بر روی هیچ کاربر خاصی تمرکز نمی کند یا بین کاربر و سیستم تمایز قائل نمی شود. کار مرحله بعد، جدا کردن وظایف کاربران از سیستم است. ایده کلی این است که نقش کاربر را در یک فرآیند خاص مدل سازی کرده و ارتباط رابط با نقش ها و فرآیندهای دیگر را صریح نمود.

فرآیند طراحی گرا

مدل فرآیند طراحی گرا هم با فرآیند اجرایی، یعنی سیستم و هم با نقش در تعامل است. این مدل طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، شبیه به یک مدل وظیفه است، به این دلیل که مشخص می کند هر کدام از آنها چه کاری انجام می دهد و ساختار وظیفه را روشن کرده و نحوه تعامل آن با محیط خود، رویدادها و داده ها را روشن می کند.

ممکن است نیاز به تجزیه بیشتر داشته باشد تا به اندازه کافی دقیق ارائه شود. علاوه بر این، بایستی آن را با شرایط قبل و بعد از آن، حاشیه ‌نویسی نمود که نحوه عملکرد داده‌های دامنه را واضح ‌سازد. پیش شرط وظیفه کاربر در بازبینی سطحی این است که یک درخواست کنترل نشده وجود داشته باشد و شرط بعدی در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS این است که یک بررسی ایجاد شده و در حال انجام باشد.

این مرحله ممکن است منجر به یک مدل دامنه تصفیه شده گردد تا وضعیت های ممکن اشیا را بهتر به تصویر بکشد. اتصالات ورود و خارج از فرآیند کاربر، ورودی و خروجی لازم رابط کاربری است و از این رو مدل گفتگو که مرحله بعدی است را تعریف می کند.

زبان طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، به خوبی با ماهیت جریان داده مدل ‌های فرآیند و سرویس ‌های وب مطابقت دارد. اتصالات به عنوان محاسبات مدل‌سازی می‌شوند، اتصالات ورودی به محاسبات بدون ورودی تبدیل خواهند شد، در حالی که اتصالات خروجی به محاسباتی با یک ورودی و بدون خروجی تبدیل می‌ شوند.

طراحی و مدل سازی فرایند

طراحی نمودار فرایندها

اگرچه نمودار BPMS مدلی از نحوه کار کاربر است، اما مدلی از نحوه کار کاربر با رابط کاربری که قرار است طراحی شود، نیست. یکی از تصمیمات اصلی که باید گرفته شود این است که کاربر چگونه نمونه های متعدد و احتمالاً موازی فرآیند را مدیریت می کند.
این امکان به طور ضمنی در مدل فرآیند وجود دارد و اگر در فرآیند طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS در نظر گرفته نشود، ممکن است به یک رابط کاربری برسیم که کاربر را مجبور می‌کند تا با هر نمونه فرآیندی به طور مستقل کار کند.
 باید در نظر گرفت که آیا کاربر باید بتواند بررسی نهایی یک درخواست را در حین انجام بازبینی سطحی درخواستی دیگر ببیند و شاید از کپی بررسی قبلی پشتیبانی کند. علامات تعیین دشه در نمودار، محاسباتی هستند که به عنوان مثال، نشان دهنده اتصالات از مدل فرآیند، دریافت درخواست و ارسال بررسی به متخصص در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS خواهند بود.
با این مدل، کاربر می تواند لیست درخواست‌های رسیدگی نشده را ببیند، یکی را انتخاب و مشاهده کند. همچنین لیستی از بررسی ها در حال انجام وجود خواهد داشت که کاربر می تواند آن را انتخاب کرده و برای کارشناس ارسال نماید.
در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS نمونه اولیه رابط کاربری گرافیکی عمدتاً از مدل تولید شده است و فقط طرح و برچسب‌ ها با دست اضافه شده است. داده‌ های نمونه ‌ای که رابط کاربری گرافیکی را پر می ‌کنند، با ابزارهای استاندارد، بر اساس مدل دامنه اعتبارسنجی شده است.
آخرین مرحله، استقرار است که شامل بخشی از فرآیند BPMS خواهد بود که رابط کاربری گرافیکی و خدمات پشتیبانی، مانند مدیریت وظایف و داده ها را شامل می شود.

چرا همکاری برای ارائه ارزش ضروری است؟

به طور خلاصه در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، هر راه حل BPM باید مشارکتی و فراگیر باشد. در این فرمول ‌بندی، اتخاذ تفکر فرآیندی در بخش ‌ها و در سر تا سر تیم، مهم ‌تر از دستیابی به کمال در فرآیندهای تجاری و طراحی گردش کار است. بهره برداری از دانش و تجربه موجود در نیروی کار، کلید واقعی دستیابی به موفقیت است.

بهترین راه برای جذب افراد به یک رویکرد جدید، هدفمند و سازگار، مشارکت دادن آنها در ایجاد راه حل است که باید در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS دیده شود. این را باید اضافه کنیم که نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار که به آن نرم افزار BPM، یا BPMS نیز می گویند، هر نرم افزاری است که از یک سازمان، برای مدیریت فرآیندهای تجاری خود پشتیبانی می کند.

به عنوان مثال، می توان از برنامه های تجاری مبتنی بر مایکروسافت مانند اکسل و پاورپوینت برای مدیریت فرآیند و مدل سازی استفاده کرد. با این حال، اشکالات قابل توجهی برای این رویکرد وجود دارد. اینها تقریباً مشابه نقشه برداری از فرآیند های کسب و کار با استفاده از قلم و کاغذ است که روشی زمان بر، همراه با کار فشرده خواهد بود.

در واقع استفاده از ابزارهایی مانند اکسل ، ورد ، ایمیل و حتی نرم افزار SharePoint تنها تبدیل کاغذ به فایهای دیجیتال است و هیچ پردازشی رو این فایلهای دیجیتال انجام نمیگردد در حالی که هدف ما از نصب نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS مکانیزه کردن کارها میباشد که هر وظیفه بخشی از یک فرایند است . 

راه اندازی سیستم مدیریت فرایند یا BPMS

فرایندها به عنوان شریان های حیاتی هر سازمان می باشند که وظیفه انجام کارها را بر عهده دارند . همکاران ما در مرکز پشتیبانی انفورماتیک با تکیه بر تخصص خود فرایندهای سازمان شما را شناسائی کرده و در مواردی که نیاز به اصلاح داشته باشند در همان مرحله طراحی و مدلسازی آنها را اصلاح کرده و سپس آنها را برای نصب بروی پلتفرم BPMS آماده میکنند . فرایندها بر بستر نرم افزار مدیریت فرایند نصب و پس از تست اجرا خواهند شد .

اتوماسیون فرایندهای کسب و کار

بسیاری از مدیران کسب و کار در ایران تصور نادرستی نسبت به سیستم اتوماسیون اداری دارند . آنها تصور میکنند اتوماسیون اداری وظیفه گردش مکاتبات بین افراد و بخشهای مختلف یک سازمان را دارد . اما تعریف ما از اتوماسیون ، نه تنها مکانیزه کرده گردش مکاتبات است بلکه مکانیزه کرده وظایف و انجام آنها در سازمان می باشد . به تعریف دیگر ما سازمان شما را تحلیل میکنیم و کلیه فراینها و وظایفی را که کارمندان انجام میدهند را اتوماسیون یا مکانیزه خواهیم نمود . این کار بصورت قرارداد مشاوره اتوماسیون انجام میگردد .
مدل سازی فرآیندهای کسب و کار

مدل‌ سازی فرآیندهای کسب ‌و کار، بدون بهره‌ مندی از ابزارهای خاص BPM و طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، در بین واحدهای عملکردی یا حوزه‌ های تجاری در یک سازمان سازگاری ندارد. همچنین خودکار کردن فرآیندهای تجاری با استفاده از چنین ابزارهای اساسی دشوار است.

 به این دلایل، غیرممکن است که این نسخه با فناوری پایین، مدیریت فرآیند کسب و کار را برای پاسخگویی به نیازهای کسب و کارهای بزرگ یا حتی سازمان ‌های متوسط ​​افزایش دهد. البته نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، صرفاً ترسیم نمودارهای گردش کار و نقشه های فرآیند نیست.

نرم افزار BPM از کل فرآیند مدیریت فرآیند کسب و کار و بهبود مستمر پشتیبانی می کند تا پاسخگویی و انعطاف پذیری سازمان را در مواقع نا مشخص افزایش دهد. طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS به سازمان‌ ها اجازه می‌دهد تا روش ‌های مدیریت فرآیندها و ابتکارات بهبود یافته خود را بهینه‌ سازی و ساده‌ سازی کنند و در عین حال فرصت‌هایی را برای اتوماسیون فرآیند فعلی و آتی تعیین کنند.

بهترین نرم افزارهای طراحی شده فرآیند کسب و کار

هر کسب و کاری از قطعات متحرک زیادی تشکیل شده است. بررسی تمام قطعات متحرک و تلاش برای بهبود و خودکارسازی برخی از آنها، هدف اصلی ابزارهای BPM است. نرم افزار مدل های فرآیند می تواند به شما در انجام این کار کمک کند.

این ابزارها در بسیاری از تنظیمات استفاده می شوند. در مدیریت پروژه، به طور خاص، مدیران پروژه می توانند از طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS در راستای کمک به ترسیم گردش کار و تجسم فرآیندهایی که در تیم خود مورد استفاده واقع می شود، بهره ببرند..

هنگامی که ابزارهای طراحی شده فرآیند را برای بررسی می کنید، لازم است معیارهایی را در نظر داشته باشید که از آن جمله، رابط کاربری (UI) است که آیا تمیز و جذاب است؟ آیا UX ظاهر معاصر دارد یا قدیمی است؟ همچنین، آیا یادگیری و تسلط بر آن آسان است؟ آیا این شرکت پشتیبانی فنی، پشتیبانی کاربر و آموزش خوبی ارائه می دهد؟ تمامی این نکات، باید هنگام طراحی نرم افزار، مورد توجه باشد.

ویژگی های نرم افزار BPMS مدلسازی شده

از جمله ویژگی هایی که باید هنگام طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS مد نظر داشت، می توان به موارد ذیل اشاره نمود.

پایگاه داده قوی  BPM:

 آیا آنها روش قدرتمندی برای مرتب سازی، ذخیره، سازماندهی و جستجوی پایگاه داده BPM از فرآیندها، رویه ها و سیستم ها دارند؟ آیا افزودن، حذف و ویرایش فرآیندهای ذخیره شده در پایگاه داده آسان است؟ آیا می توان مجوزهای ورودی های مختلف را کنترل کنید؟ آیا آنها یک چک لیست فرآیند ارائه می دهند؟

BPM Accounting & Financials :

آیا آنها راه حل هایی برای پیمایش امور مالی، بودجه، صورتحساب ها و سایر فرآیندهای پولی ارائه می دهند؟ آیا راه حل های ارائه شده در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ایمن، قابل اعتماد و به اندازه کافی قابل تنظیم هستند؟

ضبط توضیحات فرآیند :

آیا ابزارها، راه هایی برای توضیحات فرآیند فراتر از متن ارائه می دهند؟ آیا به روز رسانی توضیحات و اطلاع رسانی به افراد آسیب دیده آسان است؟

مشخصات کدنویسی :

هنگام طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، برای اینکه نرم افزار کاملاً قابل شخصی سازی شده و دارای عملکرد کامل باشد، چه مقدارکد نویسی پیچیده مورد نیاز است. آیا گزینه های کم کد، برای کاربران غیر فنی وجود دارد؟ آیا ویژگی های پیچیده آنها برای سفارشی سازی توسط برنامه نویسان باز است؟

ادغام :

آیا اتصال با ابزارهای دیگر آسان است؟ آیا ادغام از پیش ساخته شده می باشد؟ آیا می تواند اسناد را از نرم افزارهای دیگر وارد کند؟ آیا می تواند اسناد را در قالب های مختلف صادر نماید؟

طراحی و مدل سازی فرایند
مروری بر بهترین ابزارهای BPM

در اینجا توضیح مختصری از هر یک از ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار که در لیست برتر طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS وجود دارد، آورده شده است.

پلتفرم monday.com

monday.com یک ابزار BPM عالی است، زیرا بسیاری از ریزه کاری های ابزارهای مدیریت معمولی را از بین برده است و بر طرح بندی های ساده و بصری متمرکز شده است که به روشن شدن توالی کار در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS کمک می کند.

ویژگی‌ های monday.com برای مدیریت پروژه‌ ها شامل مدیریت منابع و پروژه، ردیابی زمان، همکاری و ویژگی‌ های گزارش است. برای مثال، کاربران می ‌توانند فایل‌ ها را به کارت ‌ها آپلود و پیوست کنند، نظر بدهند، از هم تیمی ‌ها نام ببرند.

همچنین یک داشبورد گزارش پروژه عالی ارائه می دهد که می تواند داده ها را از چندین برد جمع آوری کند و امکان ردیابی بهتر پیشرفت را در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS فراهم می کند. در حالی که monday.com به عنوان ابزارهای دیگر مجموعه کاملی از ابزارها را برای راه حل حسابداری پروژه و صورتحساب ارائه نمی دهد، می توانید از monday.com برای پیگیری ساعات، جدول زمانی و فاکتورها استفاده کنید.

به طور کلی، این یک ابزار بسیار قابل تنظیم است که به شما امکان می‌ دهد در هر روشی که متناسب با پروژه و تیم شما باشد، کار کنید. همچنین در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، تعدادی ابزار مفید گردش کار برای خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند خود، پیدا خواهید کرد.

Wrike  بهترین ابزار BPM

Wrike یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار قدرتمند و با کاربرد آسان است که بیش از 20000 سازمان در سراسر جهان به آن اعتماد دارند. این ابزار برای تیم هایی با تعداد اعضای تیم از پنج تا نامحدود مناسب است.

این بسیار قابل تنظیم بوده و به کاربران اجازه می دهد تا گردش کار، داشبورد، گزارش ها، فرم های درخواست و موارد دیگر را سفارشی کنند. رابط ساده Wrike به کاربران امکان می‌ دهد بین تابلوهای کانبان، نمودارهای گانت با کشیدن و رها کردن تعاملی و نمای‌ های بار کاری سنتی جابجا شوند تا نحوه مدیریت وظایف فرآیند کسب‌وکار را انتخاب کنند.

در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS پلتفرم  Wrike همچنین لیست وظایف، اتوماسیون، نقشه برداری فرآیند، ردیابی تغییرات فرآیند، گردش کار مشترک و الگوهای فرآیند سازمانی قرار گرفته است.

Wrike دارای یک رابط کاربری آسان و بصری و ناوبری با فضاها، پوشه ها و وظایف متمایز است. می توانید به راحتی بین صفحه اصلی و جدول زمانی، داشبورد، تقویم، گزارش ها و جریان، برای اعلان ها و پیام ها جا به جا شوید.

Wrike یک مرکز کمک اختصاصی با آموزش تعاملی، ویدیوها، راهنمای شروع به کار و یک جامعه بزرگ دارد. این ابزار همچنین بسته به نوع تیم یا سازمان راه حل های خاص مختلفی را ارائه می دهد که از آن جمله، تیم های بازاریابی و تیم های خدمات حرفه ای را در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS در نظر گرفته است.

Process Bliss  نرم افزار تحلیل فرآیند کسب و کار

Process Bliss شامل کتابخانه فرآیند، سازنده قالب، گردش کار و مدیریت وظیفه، تجزیه و تحلیل، گزارش ها و داشبورد است. Process Bliss یک ابزار جامع BPM است که سهولت استفاده و کاربر پسند بودن را در ذهن نگه می دارد.

می ‌توانید فرآیند را به‌ عنوان قالب های گردش کار با سازنده فلوچارت ایجاد کنید که از شاخه ‌بندی تصمیم، تاریخ‌ های سررسید وابسته و ضبط داده در یک محیط پشتیبانی می ‌کند. حتی کاربران غیر فنی می توانند به سرعت فرآیند کسب و کار را ایجاد کنند. الگوهای فرآیند در یک ساختار پوشه مبتنی بر مجوز متمرکز شده‌اند و می‌توانند به صورت خارجی از طریق URL به اشتراک گذاشته شوند.

جایی که Process Bliss واقعاً در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS برجسته است، ادغام فشرده فرآیند و گردش کار است. الگوهای فرآیند این ابزار را می‌توان به‌ عنوان چک ‌لیست‌ های کار پویا اجرا کرد و برای پیشرفت، از چندین نماهای گزارش‌دهی، با اعلان‌ هایی برای راهنمایی اینکه چه کسی باید چه کاری را انجام دهد و چه زمانی را ردیابی کرد.

گردش کار در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، می تواند به طور خودکار با استفاده از رویدادهای تکرار شونده، برنامه ریزی شود تا اطمینان حاصل شود که موارد از دست نرفته اند. یک دنباله حسابرسی کامل از تمام فعالیت ها و تغییرات برای حمایت از انطباق وجود دارد. Process Bliss همچنین شامل بهبود فرآیند داخلی است، مانند تجزیه و تحلیل کیفیت فرآیند و یک حلقه بازخورد فرآیند همراه است.

Kissflow بهترین نرم افزار BPM مبتنی بر ابر

Kissflow ، یک برنامه دیجیتالی محل کار با عملکردهای مدیریت فرآیند بدون کد است که به راحتی با هر محیط صنعتی سازگار می شود و دارای طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS بسیار مناسبی است. ویژگی ها شامل رابط کاربری آسان، مقیاس پذیری کاربر و داده، تجزیه و تحلیل در زمان واقعی و بیش از 50 برنامه آماده استفاده، مانند بازپرداخت هزینه سفر و ورود کارکنان می باشد.

 Kissflow امتیاز بالایی در ویژگی‌ها و توابع کسب کرده است، زیرا این نوع طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، یک گزینه بدون کد برای همه نیازهای مدیریت فرآیند کسب و کار، از جمله فرآیندهای خودکار، ساخت هیات مدیره پروژه، رسیدگی به جریان پرونده و ابزارهای همکاری هستند.

Orchestly  بهترین ابزار BPM

Orchestly یک سیستم مدیریت فرآیند کسب ‌وکار است که به خودکارسازی، مدیریت و بهینه ‌سازی گردش ‌های کاری معمول کسب ‌وکار و رویه ‌های عملیاتی استاندارد بر روی یک پلت فرم کشیدن و رها کردن کمک می‌کند.

این در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، برای مشاغل متوسط ​​و سازمانی در هر صنعتی ساخته شده است و به خودکارسازی گردش کار در بخش هایی مانند منابع انسانی، بازاریابی، امور مالی، فناوری اطلاعات و حقوقی کمک می کند.

فرم های قابل تنظیم گرفتن اطلاعات کسب و کار را آسان می کند. هر دو گردش کار ساده و پیچیده را می توان در چند دقیقه در یک سازنده گردش کار کشیدن و رها کردن که به دانش فنی عمیق نیاز ندارد، به عنوان فلوچارت در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ترسیم کرد.

این فرآیند را می توان از طریق قوانین تجاری مدیریت کرد. درخواست ‌کننده‌ ها می ‌توانند همه چیز را در زمان واقعی ردیابی کنند و در مورد درخواست ‌ها به‌روز بمانند. کارمندان دقیقا می دانند چه کاری باید انجام شود و در چه زمانی صورت گیرد.

در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS این گونه در نظر گرفته شده است که گزارش های آماده به شما بینش‌ های قدرتمندی در مورد تنگنا ها و فرصت های فرآیند بدهد. می‌ توانید گزارش ‌های خاص فرآیند خود را برای تجزیه و تحلیل و بهبود روند عملیاتی خود ایجاد کنید.

Orchestly با Active Directory یک طرفه همگام می شود و دارای کنترل دسترسی مبتنی بر نقش است. می توانید با ابزارهای دیگر خود یکپارچه شوید و پسوندهای برنامه شخص ثالث خود را به عنوان ویجت بسازید. یک بازار با چندین افزونه از پیش ساخته شده مانند Slack، Dropbox، Google Drive، و Zoho Sign نیز وجود دارد که در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS تعبیه شده است.

Formstack   بهترین نرم افزار تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار

استراتژی BPM Formstack ، حول یک فرم ساز با استفاده آسان متمرکز شده است که اطلاعات کامل و ثابت را در هر کجا که به آن نیاز داشته باشید، در سراسر تیم شما ارائه می دهد. آنها یک کتابخانه قالب چشمگیر با بیش از 200 فرم تجاری از پیش ساخته شده برای سفارشی کردن ارائه می دهند.

این نرم‌ افزار با طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، برای رشد پروتکل‌های مدیریت فرآیند کسب ‌و کار خوب است، زیرا یک فروشگاه مدیریت یک مرحله‌ای است. به طور کلی، این ابزار نسبت به بسیاری از ابزارهای دیگر BPM قیمت بالاتری برای هر کاربر دارد، اما اگر پروژه‌های شما مستندات سنگینی دارند، این یک انتخاب معقول خواهد بود.

ویژگی‌ های Formstack شامل برخی از اتوماسیون فرآیندها، مانند جمع‌آوری خودکار پرداخت ‌ها یا جمع ‌آوری داده ها و مسیریابی آن ‌ها برای افرادی است که به آن نیاز دارند، خواهد بود. داشبورد نمایشی بصری از داده‌ های شما را ارائه می کند.

 حتی در نسخه ‌های اصلی در طراحی و مدلسازی فرایند ها جهت اجرای BPMS ، می ‌توانید به گزارش ‌های بصری سفارشی از معیارهایی مانند بازدید های منحصر به‌ فرد، نرخ تبدیل و نرخ رها سازی برای ارزیابی کمپین ‌های خود دسترسی داشته باشید. این یکی از بهترین نرم ‌افزارهای موجود برای سازمان ها و شرکت ها با طراحی و مدلسازی فرایند ها طراحی شده است.