در سازمان‌ها انواع مختلفی از سیستمهای اطلاعاتی و ارتباطی وجود دارد که هر کدام از انواع سیستم های اطلاعاتی برای مسائل پیش آمده و امور مربوط به سازمان ایجاد شده است. در نتیجه شیوه تقسیم‌بندی فعالیتها و مسئولیت‌ها در سازمان باعث بوجود آمدن دسته‌بندی انواع سیستم های اطلاعاتی می شود. در بیشتر سازمانهای سنتی که هنوز تحویل دیجیتال را انجام نداده اند ، استفاده از انواع سیستمهای اطلاعاتی از سلسله مراتب سازمان پیروی میکنند که به این متد از استفاده سیستمهای اطلاعاتی مدل هرمی می‌گویند، علت نامگذاری “مدل هرمی سیستمهای اطلاعاتی” این است که روش طراحی سیستمهای اطلاعاتی در سازمان نمایش دهنده فعالیت‌هایی است که در سطوح مختلف سازمان مورد نظر وجود دارد.
انواع سیستم های اطلاعاتی در سازمان
در دنیای مدیریت سیستمهای اطلاعاتی information systems Management چندین نسخه مختلف از مدل های هرمی سیستمهای اطلاعاتی وجود دارد، متداول‌ترین این هرم ها مدل چهارسطحی است که بر اساس سطح بندی افراد در چارت سازمانی است که از سیستمهای اطلاعاتی استفاده میکنند. وقتی انواع سیستمهای اطلاعاتی را بر اساس افراد و دپارتمانهای سازمان دسته‌بندی کنیم، ویژگیهای دیگری مانند فعالیتها و نیازمندی‌های اطلاعاتی افراد نیز در مدل در نظر گرفته می‌شود.
مقایسه انواع سیستمهای اطلاعاتی
در مدل ذکر شده و هرم بالا چهار سطح سیستم اطلاعاتی داریم شامل :
- Transaction Processing Systems
- Management Information Systems
- Decision Support Systems
- Executive Information Systems
در زیر توضیحاتی در خصوص این تقسیم بندی ارائه خواهد شد و مقایسه ای هم بین این سیستمهای اطلاعاتی ارائه خواهیم داد.
⦁ سیستمهای پردازش تراکنش
سیستمهای سطح عملیاتی هستند که در پایین‌ترین سطح هرم قرار دارند و مستقیم توسط کارکنان مغازه‌ها یا کارمندان خط مقدم اداره میشوند. این سیستم‌ها داده‌ی کلیدی برای مدیریت عملیات را فراهم میکنند. این داده‌ها معمولا از طریق پیگیری فعالیت‌های سطح پایین و تراکنش‌های ابتدایی اتومات یا نیمه اتومات به دست می‌آید.
مثال‌هایی از TPS:
⦁ سیستمهای حقوق و دستمزد
⦁ سیستمهای پردازش سفارش
⦁ سیستمهای رزرواسیون
⦁ سیستمهای کنترل موجودی
⦁ سیستمهای پرداخت و انتقال وجه
نقش TPS:
⦁ تولید اطلاعات برای سیستمهای دیگر
⦁ Cross Boundaries
⦁ استفاده شده توسط پرسنل عملیاتی + سطوح سرپرستی
⦁ بازده محور
⦁ سیستمهای اطلاعاتی مدیریت
بسیاری از سیستمهای اطلاعاتی که در سازمانهای تجاری وجود دارد، تحت عنوان سیستمهای اطلاعاتی مدیریت شناخته می‌شود. با این حال در مدل هرم چهار سطحی ما این سیستم‌ها، سیستمهای سطوح مدیریت هستند که توسط مدیران میانی استفاده میشوند. مدیران میانی به وسیله‌ی این سیستم‌ها از مسیری که سازمان در کوتاه مدت و میان مدت می‌پیماید، اطمینان می‌یابند. یک سیستم ساختاریافته به مدیران این امکان را می‌دهد که عملکرد سازمان را با مقایسه خروجی‌های کنونی و قبلی، ارزیابی کنند.
مثال‌هایی از MIS:
⦁ سیستمهای مدیریت فروش
⦁ سیستم های کنترل موجودی انبار
⦁ سیستمهای بودجه بندی
⦁ سیستمهای گزارش مدیریت (MRS)
⦁ سیستمهای پرسنلی (HRM)
نقش MIS:
⦁ بر اساس جریان اطلاعات داخلی هستند
⦁ از تصمیمات تقریبا ساختاریافته پشتیبانی میکنند
⦁ غیرمنعطف‌اند و ظرفیت تحلیلی پایینی دارند
⦁ توسط مدیران میانی و مدیران سطوح پایین استفاده میشوند
⦁ بیشتر از آینده با اکنون و گذشته سر و کار دارند
⦁ بازده‌محور هستند
⦁ سیستمهای پشتیبان تصمیمات
همان سیستمهای دانش‌محور هستند که مدیران ارشد از آنها استفاده میکنند و امکان ایجاد دانش و یکپارچگی آن در سازمان را فراهم میکنند. این سیستم‌ها برای تحلیل ساختار کنونی اطلاعات استفاده میشوند و باعث میشوند مدیران اثرات تصمیمات‌شان در آینده را مدیریت کنند. این سیستم‌ها تبادلی هستند و برای حل مشکلات ساختاریافته از آنها استفاده می‌شود. امکان دسترسی به دیتابیس، ابزارهای تحلیلی، شبیه‌سازی “What if” و پشتیانی از تبادل اطلاعات را در سازمان دارند. همچنین سیستمهای ERP نیز بگونه ای در این دسته قرار میگیرند که در بخش مشاوره نصب سیستم ERP توضیح داده شده است.
مثال‌هایی از DSS
⦁ سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی (GDSS)
⦁ کار مشارکتی با استفاده از کامپیوتر
⦁ سیستمهای لجستیک
⦁ سیستمهای برنامه ریزی مالی
⦁ مدل‌های Spreadsheet
نقش DSS
⦁ پشتیبانی از ساختار بیمار یا تصمیمات نیمه ساختار یافته
⦁ داشتن ظرفیت تحلیلی یا/ و مدلسازی
⦁ استفاده شده توسط سطوح مدیریت ارشد
⦁ سر و کار داشتن با پیش بینی آینده
⦁ خروجی‌محور بودن
⦁ سیستمهای اطلاعاتی مدیران ارشد
سیستمهای اطلاعاتی در سطح استراتژیک در بالاترین سطح هرم قرار دارند. این سیستم‌ها به مدیران ارشد کمک میکنند تا محیط عملیاتی سازمان را تحلیل کنند و روند طولانی‌مدت سازمان را بشناسند و برنامه‌ریزی کنند. معمولا اطلاعات در این سیستم‌ها ساختار ضعیفی دارند و از منابع داخلی و خارجی وارد میشوند. این سیستم‌ها مستقیم توسط مدیران ارشد استفاده میشوند و نیازی به واسطه ندارند. همچنین به راحتی بر اساس نیازهای افراد قابل تنظیم هستند.
عملکرد EIS
EIS داده و اطلاعاتی که در منابع خارجی و داخلی MIS و TPS وجود دارند را جهت پشتیبانی کردن از مدیران ارشد و توسعه توانایی آنها، مدیریت کرده و ارائه می‌دهند.
مثال‌هایی از EIS
این سیستم‌ها معمولا با توجه به نیازمندی افراد شخصی‌سازی و طراحی میشوند. با این حال، تعدادی پکیج EIS نیز وجود دارد که سازمان‌ها از آنها به صورت ماژول‌های شخصی‌سازی شده در سطوح مختلف استفاده میکنند.
نقش EIS
⦁ به آسانی قابل استفاده‌اند
⦁ آینده را پیش بینی میکنند
⦁ خروجی محورند
⦁ بسیار منعطف‌اند
⦁ از تصمیمات ساختار نیافته پشتیبانی میکنند
⦁ از منابع داخلی و خارجی داده استفاده میکنند
⦁ تنها در سطوح مدیریت ارشد استفاده میشوند
